Sådan vælger du det rigtige lagerstyringssystem

Det bedste lagerstyringssystem er ikke nødvendigvis det system, der har flest funktioner. Det er det system, der passer til virksomhedens lager, arbejdsgange og behov for sammenhæng mellem indkøb, salg, lager og regnskab.

En mindre handelsvirksomhed kan ofte klare sig med et enkelt lagersystem, mens en virksomhed med flere lagerlokationer, håndterminaler og avancerede plukprocesser kan have behov for et egentligt WMS-system.

I denne guide gennemgår vi, hvad du bør undersøge, før du vælger lagerstyringssystem.

Hvilket lagerstyringssystem skal du vælge?

Valget afhænger især af, hvor komplekst virksomhedens lager er:

• Excel eller manuel lagerstyring kan være tilstrækkeligt, hvis virksomheden kun har få varer og sjældne lagerbevægelser.
• Et selvstændigt lagersystem kan være relevant, hvis lageret kræver specialiserede funktioner, som regnskabsprogrammet ikke understøtter.
• Et regnskabsprogram med indbygget lagerstyring passer typisk til mindre og mellemstore virksomheder, der vil samle lager, fakturering og bogføring.
• Et ERP- eller WMS-system er ofte nødvendigt ved avancerede lagerprocesser, mange lagerlokationer eller omfattende automatisering.

Inden du vælger, bør du derfor kortlægge virksomhedens arbejdsgange og afgøre, hvilke funktioner der faktisk er nødvendige.

Hvad skal lagerstyringssystemet løse?

Start ikke med at sammenligne systemernes funktionslister. Start med at beskrive de problemer, systemet skal løse.

Det kan eksempelvis være:

• At den registrerede lagerbeholdning ikke stemmer med det fysiske lager
• At varer først bliver genbestilt, når de allerede er udsolgt
• At der bliver indkøbt for store mængder varer, så unødvendigt mange penge bindes i lageret
• At lagerets værdi i lagersystemet ikke stemmer med værdien i regnskabet
• At varemodtagelser, salg og lagerflytninger skal registreres manuelt flere steder
• At den aktuelle kostpris og avance på den enkelte vare er vanskelig at beregne
• At det ikke er muligt at se, hvilken kunde der har modtaget et bestemt serienummer
• At batchnumre og udløbsdatoer ikke kan spores fra leverandør til kunde
• At genbestilling og indkøb baseres på mavefornemmelser frem for salg, leveringstid og forventet efterspørgsel

Når problemerne er kortlagt, bliver det lettere at afgøre, hvilke funktioner virksomheden reelt har brug for - og hvilke der blot ser attraktive ud på systemets funktionsliste.

Fire typer lagerstyringssystemer

Excel og manuel lagerstyring

Et regneark kan fungere, hvis virksomheden har få varer og kun sjældent køber og sælger lagerførte produkter.

Udfordringen opstår, når flere medarbejdere arbejder med lageret, eller når der foretages mange køb og salg. Lagerantal, kostpriser og varebevægelser skal registreres manuelt, og en enkelt glemt registrering kan betyde, at beholdningen ikke længere stemmer.

Hvis lageret har en væsentlig økonomisk værdi, bør det desuden kunne afstemmes med virksomhedens bogføring.

Selvstændigt lagersystem

Et selvstændigt lagersystem kan være nødvendigt, hvis virksomheden har behov for lager- eller logistikfunktioner, som ikke findes i regnskabsprogrammet.

Lagersystemet skal normalt integreres med virksomhedens regnskab, webshop eller øvrige programmer. Det skaber et ekstra led, hvor data kan blive forsinket, overført forkert eller helt mangle. Det kan medføre forskelle i lagerbeholdningen, lagerværdien og regnskabet.

Inden du vælger denne løsning, bør du undersøge:

• Om systemet løser et behov, regnskabsprogrammet ikke kan dække?
• Hvilke oplysninger integrationen overfører?
• Hvor hurtigt systemerne synkroniseres?
• Hvordan fejl og manglende overførsler opdages?
• Om lager og regnskab kan afstemmes?
• Hvem og hvordan løses fejl mellem systemerne?
• Hvad integrationen samlet set koster?

Regnskabsprogram med indbygget lagerstyring

Når lagerstyringen er en indbygget del af regnskabsprogrammet, arbejder lager, fakturering og bogføring ud fra det samme datagrundlag. Varer, køb og salg skal derfor ikke overføres eller kopieres mellem forskellige systemer.

Når et varekøb registreres, bruges de samme oplysninger til at opdatere lagerbeholdningen, lagerværdien og regnskabet. Når varen sælges, reduceres beholdningen, og det tilhørende vareforbrug beregnes ud fra den samme registrering.

Der findes dermed ikke én version af lageret i lagersystemet og en anden i regnskabsprogrammet, som efterfølgende skal synkroniseres og afstemmes. Det reducerer både det manuelle arbejde og risikoen for forskelle mellem lager og regnskab. Du er også fri for at logge ind i mere end et system for at lave registreringer og generelt vedligeholde lageret.

Et regnskabsprogram med lagerstyring er derfor især relevant for virksomheder, der ønsker ét fælles datagrundlag til lager, fakturering og bogføring.

ERP- eller WMS-system

Et WMS (Warehouse Management System) er udviklet til mere avanceret lagerdrift. Det kan blandt andet håndtere plukkeruter, håndterminaler, lokationsstyring, automatiserede lagre og omfattende logistikprocesser.

Et WMS kan være den rigtige løsning, hvis lagerdriften er en central og kompleks del af virksomheden. For mindre virksomheder kan løsningen dog være dyrere og mere omfattende end nødvendigt.