Sådan vælger du det rigtige lagerstyringssystem

Det bedste lagerstyringssystem er ikke nødvendigvis det system, der har flest funktioner. Det er det system, der passer bedst til virksomhedens lager, arbejdsgange og behov for sammenhæng mellem indkøb, salg, lager og regnskab.

En mindre handelsvirksomhed kan ofte, med fordel, klare sig med et enkelt og simpelt lagersystem, mens en virksomhed med flere lagerlokationer, håndterminaler og avancerede plukprocesser kan have behov for et egentligt WMS-system.

I denne guide gennemgår vi, hvad du bør undersøge, før du vælger et lagerstyringssystem, og hvad du skal være særligt opmærksom på, når du integrerer to eller flere systemer. Integrationer kræver nemlig tid til opsætning, kontrol og løbende vedligeholdelse.

Hvilket lagerstyringssystem skal du vælge?

Valget afhænger især af, hvor komplekst virksomhedens lager er:

• Excel eller manuel lagerstyring kan være tilstrækkeligt, hvis virksomheden kun har få varer og sjældne lagerbevægelser.
• Et regnskabsprogram med indbygget lagerstyring passer typisk til mindre og mellemstore virksomheder, der vil samle lager, fakturering og bogføring i ét system.
• Et selvstændigt lagersystem kan være relevant, hvis lageret kræver specialiserede funktioner, som regnskabsprogrammet ikke understøtter.
• Et ERP- eller WMS-system er ofte nødvendigt ved avancerede lagerprocesser, mange lagerlokationer eller omfattende automatisering.

Inden du vælger, bør du derfor kortlægge virksomhedens arbejdsgange og afgøre, hvilke funktioner der faktisk er nødvendige, og hvilke der kunne være gode at have.

Hvad skal lagerstyringssystemet løse?

Start ikke med at sammenligne systemernes funktionslister. Start med at beskrive de problemer, systemet skal løse.

Det kan eksempelvis være:

• At du mangler et samlet overblik over, hvor mange du har på lager af hver vare.
• At varer først bliver genbestilt, når de allerede er udsolgt
• At der bliver indkøbt for store mængder varer, så unødvendigt mange penge bindes i lageret
• At lagerets værdi i lagersystemet ikke stemmer med værdien i regnskabet
• At varemodtagelser, salg og lagerflytninger skal registreres manuelt flere steder
• At den aktuelle kostpris og avance på den enkelte vare er vanskelig at beregne
• At det ikke er muligt at se, hvilken kunde der har modtaget et bestemt serienummer
• At batchnumre og udløbsdatoer ikke kan spores fra leverandør til kunde
• At genbestilling og indkøb baseres på mavefornemmelser frem for salg, leveringstid og forventet efterspørgsel

Når problemerne er kortlagt, bliver det lettere at afgøre, hvilke funktioner virksomheden reelt har brug for - og hvilke der blot ser attraktive ud på systemets funktionsliste.

Sammenligning af lagersystemer

Brug de samme krav og arbejdsgange, når du sammenligner lagersystemer. Afprøv eksempelvis det samme varekøb og salg i hver løsning, og undersøg, hvordan lagerbeholdning, kostpriser og lagerværdi opdateres. Det gør det lettere at vurdere forskellene i det daglige arbejde.

Sammenlign også priser på samme grundlag: samme antal brugere og adgang til de funktioner, virksomheden har brug for. Medregn nødvendige tilkøb, integrationer og eventuel opsætning.

Se vores sammenligning af regnskabsprogrammer med lagerstyring, hvor vi sammenholder pris, lagerstyring, FIFO, genbestilling samt batch- og serienummerstyring.

Fire typer lagerstyringssystemer

Excel og manuel lagerstyring

Et regneark kan fungere, hvis virksomheden har få varer og kun sjældent køber og sælger lagerførte produkter.

Udfordringen opstår, når flere medarbejdere arbejder med lageret, eller når der foretages mange køb og salg. Lagerantal, kostpriser og varebevægelser skal registreres manuelt, og en enkelt glemt registrering kan betyde, at beholdningen ikke længere stemmer.

Hvis lageret har en væsentlig økonomisk værdi, bør det desuden kunne afstemmes med virksomhedens bogføring.

Regnskabsprogram med indbygget lagerstyring

Når lagerstyringen er en indbygget del af regnskabsprogrammet, arbejder lager, fakturering og bogføring ud fra det samme datagrundlag. Varer, køb og salg skal derfor ikke overføres eller kopieres mellem forskellige systemer.

Når et varekøb registreres, bruges de samme oplysninger til at opdatere lagerbeholdningen, lagerværdien og regnskabet. Når varen sælges, reduceres beholdningen, og det tilhørende vareforbrug beregnes ud fra den samme registrering.

Der findes dermed ikke én version af lageret i lagersystemet og en anden i regnskabsprogrammet, som efterfølgende skal synkroniseres og afstemmes. Det reducerer både det manuelle arbejde og risikoen for forskelle mellem lager og regnskab. Du slipper samtidig for at logge ind i flere systemer for at registrere og vedligeholde lageret.

Et regnskabsprogram med lagerstyring er derfor især relevant for virksomheder, der ønsker ét fælles datagrundlag til lager, fakturering og bogføring, og som ønsker at mindske kompleksiteten ved flere selvstændige systemer, der skal integreres.

Selvstændigt lagersystem

Et selvstændigt lagersystem kan være nødvendigt, hvis virksomheden har behov for lager- eller logistikfunktioner, som ikke findes i regnskabsprogrammet.

Lagersystemet skal typisk udveksle data med regnskabsprogrammet. Driver virksomheden også en webshop, kommer endnu et system til: Ordrer og lagerstatus skal nu overføres mellem webshop, lagersystem og regnskab. Det giver flere forbindelser, som skal sættes op og vedligeholdes. Hvis data bliver forsinket eller ikke overføres korrekt, kan webshoppen vise en forkert lagerstatus, eller lagerværdien i regnskabet kan afvige fra lagersystemet.

Overvej derfor nøje, om behovet for ekstra lagerfunktioner opvejer arbejdet med at få mere end to systemer til at tale sammen. Et regnskabsprogram til webshop med indbygget lagerstyring kan være et enklere alternativ, fordi lager og regnskab er samlet i ét system.

Inden du vælger denne løsning, bør du undersøge:

• Om systemet løser et behov, som regnskabsprogrammet ikke kan dække
• Hvilke oplysninger integrationen overfører
• Hvor hurtigt systemerne synkroniseres
• Hvordan fejl og manglende overførsler opdages
• Hvem der har ansvaret, hvis der opstår fejl mellem systemerne, og hvordan de løses
• Om lager og regnskab kan afstemmes
• Hvad integrationen samlet set koster

ERP- eller WMS-system

Et WMS (Warehouse Management System) er udviklet til mere avanceret lagerdrift. Det kan blandt andet håndtere plukkeruter, håndterminaler, lokationsstyring, automatiserede lagre og omfattende logistikprocesser.

Et WMS kan være den rigtige løsning, hvis lagerdriften er en central og kompleks del af virksomheden. For mindre virksomheder kan løsningen dog være dyrere og mere omfattende end nødvendigt.

Indbygget eller selvstændigt lagersystem?

En af de vigtigste beslutninger er, om lagerstyringen skal være en del af regnskabsprogrammet eller placeres i et selvstændigt system.

Fordele ved indbygget lagerstyring

Når lager og regnskab findes i samme system, kan virksomheden opnå:

• Sammenhæng mellem køb, salg, lager og bogføring
• Automatisk bogføring af lager og vareforbrug
• Færre manuelle registreringer
• Ingen forsinkelse mellem forskellige systemer
• Ét sted at finde og kontrollere data
• Én leverandør med ansvar for systemet

Fordele ved et selvstændigt lagersystem

Et specialiseret system kan være en fordel, hvis virksomheden har meget avancerede lagerprocesser.

Det kan eksempelvis være nødvendigt ved:

• Omfattende brug af håndterminaler
• Avanceret rute- og plukoptimering
• Automatiske lageranlæg
• Komplekse distributionsprocesser
• Mange lagre og lokationer
• Særlige branchekrav

Valget handler derfor ikke om, at den ene løsning altid er bedre end den anden. Det handler om, hvor kompliceret virksomhedens lagerdrift er.

Vælg system efter lagerets kompleksitet

Har virksomheden få varer og sjældne lagerbevægelser, kan manuel lagerstyring være tilstrækkeligt. Har virksomheden komplekse plukprocesser, mange lagerlokationer og omfattende brug af håndterminaler, kan et specialiseret WMS være nødvendigt.

For mindre og mellemstore handelsvirksomheder vil et regnskabsprogram med indbygget lagerstyring ofte være den bedste og enkleste løsning. Lager, køb, salg og bogføring arbejder med de samme data, så virksomheden undgår udfordringer med synkronisering mellem forskellige systemer.

Dynaccount samler lagerstyring, fakturering og bogføring i ét system og indeholder blandt andet FIFO, forecast, genbestilling samt serienummer- og batchstyring.

Se lagerstyring i Dynaccount.

Du kan også se vores sammenligning af regnskabsprogrammer med lagerstyring, hvor fem programmer vurderes på blandt andet FIFO, genbestilling, batch- og serienummerstyring.