Bilag

Hvad er et bilag?

I regnskab refererer et bilag til et dokument eller en registrering, der tjener som bevis for en finansiel transaktion. Et regnskabsbilag kan f.eks. være en faktura, kvittering, kreditnota, bankpostering, bankudtog, lønseddel, kontrakt eller anden dokumentation, der understøtter en økonomisk transaktion i regnskabet.

Formålet med bilaget er at dokumentere og validere, at de økonomiske hændelser, der er registreret i regnskabet, har fundet sted, og at de er korrekt registreret i bogføringen. Bilag gør det dermed muligt at kontrollere og efterprøve virksomhedens bogføring.

Hvad skal oplyses i et bilag?

I bogføringen anvendes bilag som dokumentationsgrundlag for virksomhedens økonomiske transaktioner. Bilagene spiller en central rolle ved revision og interne kontrolprocedurer, da de gør det muligt at kontrollere regnskabets nøjagtighed og pålidelighed. Hver transaktion i virksomhedens regnskab skal kunne dokumenteres, så de enkelte posteringer kan kontrolleres og efterprøves.

Efter bogføringslovens § 9 skal registreringer kunne dokumenteres ved bilag, og bilag skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at identificere kontrolsporet, herunder transaktionsdato og beløb.

Afhængigt af typen af bilag vil relevante oplysninger typisk være:

• Bilagsnummer
• Dato
• Køber og sælger
• Beskrivelse af varen eller ydelsen
• Beløb
• Momsbeløb
• Eventuelt fakturanummer

Hvor længe skal bilag gemmes?

Bilag og andet regnskabsmateriale skal efter bogføringslovens § 12 som udgangspunkt opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Det betyder eksempelvis, at bilag fra regnskabsåret 2026 skal opbevares til udgangen af 2031.

For bilag, der skal opbevares i et registreret digitalt bogføringssystem, skal bogføringssystemet sikre opbevaringen i hele perioden - også hvis virksomheden skifter regnskabssystem, opsiger kundeforholdet, går konkurs eller bliver tvangsopløst.

Hvad er forskellen på et bilag og en faktura?

En faktura er en type bilag, men et bilag behøver ikke være en faktura. Bilag er den samlede betegnelse for dokumentation af økonomiske transaktioner og kan f.eks. være fakturaer, kvitteringer, kreditnotaer og bankbilag. En faktura fungerer som salgsbilag for sælgeren og som købsbilag for køberen.

Krav om digitale bilag og bogføring

Den nye bogføringslov af 24. maj 2022 har indført krav om digital bogføring for virksomheder, der er omfattet af reglerne. Det indebærer blandt andet, at bestemte typer regnskabsmateriale, herunder relevante købs- og salgsbilag, skal opbevares digitalt.

Et bilag kan derfor godt modtages på papir, men hvis bilaget er omfattet af kravene om digital opbevaring, skal det efter bogføringslovens § 16 opbevares digitalt som en del af virksomhedens regnskabsmateriale.