Menu

Husk at læse Bedst praksis med papirløst regnskab nederst på siden, for at opnå de bedste resultater, når du uploader bilag.

Slip for små løse kvitteringer og kasseboner

Med Dynaccount regnskabsprogram slipper du for små løse og irriterende kvitteringer og boner, som alligevel bliver væk inden de bliver bogført.

Mange kasseboner er printet med dårligt blæk på billigt papir, så blækket har en begrænset levetid inden det ender som et blankt papir - og så mister bilaget sin gyldighed i forhold til dokumentation til regnskabet.

Når du køber elektronik og andet, så fungerer købsfakturaen eller kvitteringen ofte som garantibevis. Når du har samlet alle købsbilag i regnskabet, så ved du også altid hvor du har dine garantibeviser.

"Når du modtager din taxabon, kan du tage et billede med din smartphone og sende bilaget direkte til dit regnskab"

Du kan tage billeder af kvitteringer og boner med din smartphone og sende dem direkte til dit Dynaccount regnskab, ligesom du kan videresende e-mails du modtager med digitale PDF fakturaer direkte til dit online regnskab. De fleste fakturaer modtager du allerede som vedhæftet PDF i din mail, så du skal bare videresende mailen til Dynaccount - og kort efter ligger bilaget digitalt i regnskabsprogrammet.

Efterfølgende kan du enten oprette et bilag ud fra det digitale bilag, eller du kan tilknytte det digitale bilag til et allerede bogført bilag i regnskabet, så du slipper for den gammeldags bilagsmappe, som både fylder og samler støv.

Ved både at have de bogførte posteringer og de fysiske bilag samlet digitalt, det samme sted, giver det et langt bedre og hurtigere overblik. Du kan direkte se hvilke posteringer, som tilhører det fysiske (digitale) bilag i dit online regnskab, uden du først skal finde bilaget i en fysisk bilagsmappe.

"Du er ikke afhængig af bilagsmappen og har altid adgang til alle bilag - også mens du er på farten"

I den digitale bilagsmappe ligger alle fysiske bilag til regnskabet. Her kan du direkte se hvilke posteringer det enkelte bilag er tilknyttet, og du har mulighed for at åbne og læse bilaget.

Digital bilagsmappe - mere fleksibel

Med det papirløse regnskab skal du ikke bekymre dig om den gammeldags bilagsmappe, som altid står på kontoret. I stedet er den gjort digital og fleksibel, så du altid har adgang til den - og lige meget hvor du befinder dig.

Når du har behov for at arkivere et bilag, i den fysiske bilagsmappe, er den sjældent lige ved hånden. Den står som regel i en reol på kontoret - så du skal gemme kvitteringen, indtil du er tilbage. Inden du når at arkivere bilaget, kan bilaget blive væk, og så har du ingen dokumentation til regnskabet. Derfor er det smart at kunne arkivere bilaget, så snart du modtager det.

Med den digitale bilagsmappe online i regnskabet har du altid adgang til alle bilag. Du er derfor ikke afhængig af at skulle være på kontoret for at have adgang til dit regnskabsmateriale, da det hele altid er samlet online i regnskabet.

Den digitale bilagsmappe er både hurtigere og mere overskuelig, da du har søgemuligheder, som du ikke har i den fysiske bilagsmappe. Du kan blandt andet vælge en periode med start- og slutdato, eller du kan lave en fritekstsøgning ud fra den referencetekst du har angivet på hvert af de digitale bilag.

I den gammeldags og fysiske bilagsmappe har du ingen søgemuligheder. Hvis du skal finde et bilag, skal du først finde de tilhørende posteringer i regnskabet for at få et bilagsnummer. Først når du har fundet bilagsnummeret i regnskabet, kan du finde bilaget i bilagsmappen.

I den digitale bilagsmappe angiver du en referencetekst direkte på hvert bilag, og derved kan du hurtigt og let lave en fritekstsøgning mellem alle bilag i hele bilagsmappen. Hvis du søger en taxabon, skal du bare lave en søgning på ordet "taxa" for at se alle bilag, hvor ordet "taxa" indgår i referenceteksten.

SKAT godkender papirløst regnskab

SKAT godkender papirløst regnskab

Dynaccount modtog svar på en forespørgsel til SKAT om opbevaring af digitale bilag. Teknologien udvikler sig hen imod at alting bliver mere og mere digitaliseret, og derfor bliver behovet for det papirløse regnskab selvfølgelig også større.

Bedst praksis med papirløst regnskab

Hvis du ikke overholder nedenstående retningslinjer, risikerer du ulæselige bilag.

Understøttede filformater

Filformater
PDF
JPG (Billedfil)
PNG (Billedfil)
DOCX (Microsft Office Word)

Opløsning
PDF (Indskanning): Minimum 300dpi
JPG (Billeder fra telefon): Minimum 2400 x 2400 pixel
PNG (Print screen): Tilpasses automatisk A4 210x297mm med variabel dpi

Send/videresend e-mails

Videresend e-mails med vedhæftede filer
Når du modtager e-mails med vedhæftede PDF fakturaer i din mailboks, skal du blot videresende dem til mailen, som er tilknyttet dit Dynaccount regnskab. Få minutter senere ligger bilaget som et digitalt bilag i regnskabet.

Send e-mails uden vedhæftede filer
Sender du e-mails til dit Dynaccount regnskab uden vedhæftede filer, bliver teksten og indholdet i mailen i stedet for konverteret til et PDF bilag og gemt i regnskabet.

Referencetekst i emnefeltet
Inden du sender e-mailen, er det smart at skrive en kort referencetekst i emnefeltet - for emnefeltet bliver nemlig overskriften til bilaget, når det gemmes i regnskabet. På den måde får du lynhurtigt overblik over dine digitale bilag.

Hvis du lader emnefeltet stå tomt, bliver filnavnet fra den vedhæftede fil i stedet brugt som overskrift til bilaget.

E-mail til regnskabet
E-mail adressen, som er tilknyttet dit regnskab, finder du under "Administration > Virksomheder", når du er logget ind.

Indskanning

Kun som PDF
Alle indskannede bilag, skal skannes til PDF. Hvis de skannes til JPG (billeder taget med din telefon), behandles de kun som A5 (en halv A4) og bliver nedskaleret, når de modtages i Dynaccount.

Indskannede PDF filer
- behandles som A4 210x297mm med 200-400dpi
- konverteres til monografisk sort/hvid

De computergenererede PDF filer indeholder klar tekst og kan derfor komprimeres uden det vil begrænse læsbarheden. Hvis et bilag indskannes til PDF bliver hele siden konverteret til et monografisk fax billede, og mister i den proces læsbarhed, mens filstørrelsen samtidig bliver mangedoblet. Når filstørrelsen bliver mange gange større, vil behovet for at komprimere filen også være større.

Du bør derfor, så vidt det er muligt, sende de computergenererede PDF filer til regnskabet frem for at indskanne en kopi.

Undgå komprimering
Undgå at anvende nogen form for komprimering på de indskannede filer, da det kun vil forringe læsbarheden samt OCR resultatet.

Split PDF til flere separate filer
Når du indskanner bilag til PDF, kan du indskanne en hel stak bilag til en flersidet PDF. Når PDF-filen er uploadet i Dynaccount, kan du splitte den flersidede PDF op i flere separate bilag med hver sin overskrift. På den måde slipper du for at indskanne alle bilag enkeltvis.

OCR analyse (Automatisk bogføring)
For at Dynaccount automatisk kan læse og hente oplysninger direkte fra bilaget, skal det indskannes med en opløsning på minimum 300dpi. Hvis kvaliteten af indskanningen er dårlig, bliver sandsynligheden for misfolkninger af indholdet større.

Billeder fra din telefon

Kun som JPG
Alle billeder fra din telefon skal gemmes som JPG. Du må ikke selv konvertere dem til PDF inden de sendes.

Billedfiler (JPG)
- behandles som A5 148x210mm med 300dpi
- konverteres til PDF med monografisk sort/hvid

Når du sender JPG filer (billeder taget med din telefon) er der nogle punkter du skal være særligt opmærksom på, da tekst i billeder, taget med håndholdt kamera, aldrig får samme skarphed som indskanninger.

Høj opløsning
Opløsningen må ikke være lavere end 2400 x 2400 pixel, og for at få teksten stor og skarp, skal du tage billedet så tæt på papiret som muligt.

Ingen slørede/rystede billeder eller skygger
Billedet må hverken være rystet eller sløret, og undgå krøllet eller foldet papir, som giver skygger. Du skal sikre dig, at teksten fremstår knivskarp - ellers skal billedet tages om.

God belysning
Sørg for god belysning når du tager billedet, for at få bedst kontrast mellem tekst og baggrund.

Undgå billeder af A4 bilag
Undgå at tage billeder af bilag i A4 størrelse, da teksten bliver gnidret og svær at læse.

Konverter ikke JPG til PDF på din telefon
Du skal ikke bruge en app til at konvertere JPG til PDF. Mange apps genererer ikke PDF korrekt, og du ender med bilag som er 4-5 gange større end A4, så du ikke kan udskrive dem. Samtidig får du svært ved at læse teksten i bilagene, da du skal scrolle meget.

Telefon apps lægger ofte et grayscale filter på billedet. Når Dynaccount efterfølgende lægger sit eget filter ovenpå, får det endelige resultat en dårligere læsbarhed.

OCR analyse (Automatisk bogføring)
Hvis du vil benytte OCR analyse af bilag, skal du undgå at tage billeder med din telefon, da kvaliteten generelt er dårligere end indskanninger, og sandsynligheden for mistolkninger bliver markant større.

Optimering og efterbehandling

Følges ovenstående retningslinjer, får det optimerede bilag en bedre læsbarhed i forhold til originalen. Overholdes retningslinjerne ikke (særligt slørede/rystede billeder fra din telefon), får du ulæselige bilag.

Kontrast optimering og beskæring
Alle filer gennemgår en optimeringsproces, hvor filstørrelsen reduceres med op til 90-95%. Indskanninger og billeder renses for artifakter og urenheder, så teksten bliver skarpere og kontrasten mellem tekst og baggrund optimeres til 100% (100% sort og 100% hvid) for optimal læsbarhed.

Dynaccount analyserer automatisk indskanninger og billeder for tekst - og skærer alt indhold udenom teksten fra, så det kun er området med tekst, der gemmes som bilag.

Auto rotering af tekst (deskew)
Hvis du sender bilag til Dynaccount og teksten ikke står vandret, så roterer Dynaccount automatisk billedet, så teksten bliver vandret med 0 grader. Ofte når du indskanner bilag, så står teksten en anelse skæv med 1-2 grader eller teksten ligger ned i 90 grader. Dynaccount roterer automatisk teksten, så den altid står med 0 grader og altid er læsevenlig.

Denne funktion fungerer ikke optimalt med billeder fra din telefon.

OCR analyse (Automatisk bogføring)
Dynaccount analyserer automatisk indholdet i alle bilag og henter de oplysninger det er muligt at aflæse. For at opnå det optimale OCR resultat, skal opløsningen ved indskanning minimum være 300dpi, og du skal undgå at tage billeder med din telefon, da kvaliteten generelt er for lav.