Husk at læse Bedst praksis med papirløst regnskab nederst på siden, for at opnå de bedste resultater, når du uploader bilag.
Slip for små og løse kvitteringer og kasseboner
Med Dynaccount regnskabsprogram slipper du for små løse og irriterende kvitteringer og boner, som alligevel bliver væk inden de bliver bogført.
De flere kasseboner printes med billig farve på billigt papir, så blækket har en begrænset levetid inden det ender som blankt papir - så bilaget mister sin gyldighed i forhold til dokumentation til regnskabet.
Når du køber elektronik og andet, så fungerer købsfakturaen eller kvitteringen ofte som garantibevis. Når du har samlet alle købsbilag i regnskabet, så ved du også altid hvor du har dine garantibeviser.
"Når du modtager din taxabon, kan du tage et billede med din smartphone og sende bilaget direkte til dit regnskab"
Du kan tage billeder af kvitteringer og boner med din smartphone og sende dem direkte til Dynaccount, ligesom du kan videresende e-mails du modtager med digitale PDF fakturaer direkte til bilagsmappen i programmet. De fleste fakturaer modtager du allerede som vedhæftet PDF på mail, så du skal bare videresende mailen til Dynaccount - og kort efter ligger bilaget digitalt i regnskabsprogrammet.
Efterfølgende kan du enten oprette et bilag ud fra det digitale bilag, eller du kan tilknytte det digitale bilag til et allerede bogført bilag i regnskabet, så du slipper for den gammeldags bilagsmappe, som både fylder og samler støv.
Ved både at have de bogførte posteringer og de fysiske bilag samlet digitalt, det samme sted, giver det et meget bedre og hurtigere overblik. Du kan direkte se hvilke posteringer, som tilhører det fysiske (digitale) bilag, uden du først skal finde bilaget i en fysisk bilagsmappe.
"Du er ikke afhængig af bilagsmappen og har altid adgang til alle bilag - også mens du er på farten"
I den digitale bilagsmappe ligger alle fysiske bilag til regnskabet. Her kan du direkte se hvilke posteringer det enkelte bilag er tilknyttet, og du har mulighed for at åbne og læse bilaget.
Digital bilagsmappe - mere fleksibel
Med det papirløse regnskab skal du ikke bekymre dig om den gammeldags bilagsmappe, som altid står på kontoret. I stedet er den gjort digital og fleksibel, så du altid har adgang til den - og lige meget hvor du befinder dig.
Når du har behov for at arkivere et bilag, i den fysiske bilagsmappe, er den sjældent lige ved hånden. Den står som regel i en reol på kontoret - så du skal gemme kvitteringen, indtil du er tilbage. Inden du når at arkivere bilaget, kan bilaget blive væk, og så har du ingen dokumentation til regnskabet. Derfor er det smart at kunne arkivere bilaget, så snart du modtager det.
Med den digitale bilagsmappe online i regnskabet har du altid adgang til alle bilag. Du er derfor ikke afhængig af at skulle være på kontoret for at have adgang til dit regnskabsmateriale, da det hele altid er samlet online i regnskabet.
Den digitale bilagsmappe er både hurtigere og mere overskuelig, da du har søgemuligheder, som du ikke har i den fysiske bilagsmappe. Du kan blandt andet vælge en periode med start- og slutdato, eller du kan lave en fritekstsøgning ud fra den referencetekst du har angivet på hvert af de digitale bilag.
I den gammeldags og fysiske bilagsmappe har du ingen søgemuligheder. Hvis du skal finde et bilag, skal du først finde de tilhørende posteringer i regnskabet for at få et bilagsnummer. Først når du har fundet bilagsnummeret i regnskabet, kan du finde bilaget i bilagsmappen.
I den digitale bilagsmappe angiver du en referencetekst direkte på hvert bilag, og derved kan du hurtigt og let lave en fritekstsøgning mellem alle bilag i hele bilagsmappen. Hvis du søger en taxabon, skal du bare lave en søgning på ordet "taxa" for at se alle bilag, hvor ordet "taxa" indgår i referenceteksten.
SKAT godkender papirløst regnskab
Dynaccount modtog svar på en forespørgsel til SKAT om opbevaring af digitale bilag. Teknologien udvikler sig hen imod at alting bliver mere og mere digitaliseret, og derfor bliver behovet for det papirløse regnskab selvfølgelig også større.
Bedst praksis med papirløst regnskab
Hvis du ikke overholder nedenstående retningslinjer, risikerer du ulæselige bilag.
Understøttede filformater
- PDF
- Opløsning (Indscanning)
- Minimum 300 DPI (anbefalet)
- Maximum 400 DPI
- Efterbehandling
- Deskew (Indscanning)
- Auto-crop/auto-beskæring (Indscanning)
- A4 210x297mm
- Monografisk sort/hvid
- Opløsning (Indscanning)
- JPG (Billede fra telefon)
- Opløsning
- Minimum 2400x2400 pixel
- Efterbehandling
- Auto-crop/auto-beskæring
- A5 148x210mm
- Monografisk sort/hvid
- Opløsning
- PNG (Print screen)
- Efterbehandling
- Tilpasses automatisk A4 210x297mm med variabel DPI
- Monografisk sort/hvid
- Efterbehandling
- DOCX (Microsft Office Word)
Kun ét bilag pr. fil
Der må kun være et bilag pr. fil, da aflæsningen ikke kan adskille indholdet fra flere købsbilag.
OCR tillid
OCR tillid kvalitetsikrer billeder og indscanninger (0-100%). Hvis OCR tillid kommer under 80%, følges nedenstående retningslinjer ikke, eller der anvendes en dårlig printer/scanner/kamera.
Send/videresend e-mails
Videresend e-mails med vedhæftede filer
Når du modtager e-mails med vedhæftede PDF fakturaer, kan du videresende dem til mailen, som er tilknyttet dit Dynaccount regnskab.
Send e-mails uden vedhæftede filer
Sender du e-mails til dit Dynaccount regnskab uden vedhæftede filer, bliver indholdet i mailen konverteret til et bilag.
Referencetekst i emnefeltet
Emnefeltet i e-mailen bliver overskriften til bilaget i Dynaccount, men lader du emnefeltet stå tomt, bliver filnavnet fra den vedhæftede fil i stedet anvendt som overskrift.
E-mail til regnskabet
E-mail adressen, som er tilknyttet dit regnskab, finder du under "Administration > Virksomheder", når du er logget ind.
Indscanning
Alle indscannede bilag, skal scannes til PDF for at opnå den bedste kvalitet.
Indscannede PDF filer
Digitale PDF filer indeholder ren tekst. Du bør derfor, så vidt det er muligt, sende digitale PDF filer til regnskabet frem for at indscanne en udskrift.
Undgå komprimering og filtrer
Undgå efterbehandling på de indscannede filer, da det vil forringe læsbarheden samt OCR resultatet. Den originale fil skal altid sendes uden efterbehandling.
Split PDF til flere separate filer
Når du indscanner bilag til PDF, kan du indscanne en hel stak bilag til en flersidet PDF. Når PDF-filen er uploadet i Dynaccount, kan du splitte den flersidede PDF op i flere separate bilag med hver sin overskrift. På den måde slipper du for at indscanne alle bilag enkeltvis.
OCR aflæsning (Automatisk bogføring)
For at Dynaccount automatisk kan aflæse bilaget, skal det indscannes med en opløsning på minimum 300 DPI og OCR tillid over 80%. Hvis kvaliteten af indscanningen er dårlig, bliver sandsynligheden for misfolkninger af indholdet større.
Undgå at skrive på bilaget
Undgå at skrive på bilaget, da det efterfølgende ikke kan aflæses korrekt.
Billeder fra din telefon
Billeder fra din telefon må ikke konverteres til PDF inden de sendes, da det efterbehandler billedet og væsentligt forringer læsbarheden af bilaget.
Når du sender JPG filer fra telefonen er der nogle punkter du skal være særligt opmærksom på, da tekst i billeder, taget med håndholdt kamera, aldrig får samme skarphed som indscanninger.
Høj opløsning
Opløsningen må ikke være lavere end 2400x2400 pixel, og for at få teksten stor og skarp, skal du tage billedet så tæt på papiret som muligt.
Ingen slørede/rystede billeder eller skygger
Billedet må hverken være rystet eller sløret, og undgå krøllet eller foldet papir, som giver skygger. Du skal sikre dig, at teksten fremstår knivskarp - ellers skal billedet tages om.
God belysning
Sørg for god belysning når du tager billedet, for at få bedst kontrast mellem tekst og baggrund.
Undgå billeder af A4 bilag
Undgå at tage billeder af bilag i A4 størrelse, da teksten bliver gnidret og svær at læse.
OCR aflæsning (Automatisk bogføring)
Hvis du vil benytte OCR aflæsning af bilag, skal du undgå at tage billeder med din telefon, da kvaliteten generelt er dårligere end indscanninger, og sandsynligheden for mistolkninger bliver markant større.
Optimering og efterbehandling
Følges ovenstående retningslinjer, får det optimerede bilag en bedre læsbarhed i forhold til originalen. Overholdes retningslinjerne ikke (særligt slørede/rystede billeder fra din telefon), får du ulæselige bilag.
Kontrast optimering og auto-beskæring (Auto-crop)
Alle filer gennemgår en optimeringsproces, hvor filstørrelsen reduceres med op til 90-95%. Indscanninger og billeder renses for artifakter og urenheder, så teksten bliver skarpere og kontrasten mellem tekst og baggrund optimeres til sort/hvid uden gråtoner for optimal læsbarhed.
Dynaccount analyserer automatisk indscanninger og billeder for tekst - og skærer alt indhold udenom teksten fra, så det kun er området med tekst, der gemmes som bilag.
Auto rotering af tekst (Deskew)
Hvis du sender bilag til Dynaccount og teksten ikke står vandret, så roterer Dynaccount automatisk billedet, så teksten bliver vandret med 0 grader. Ofte når du indscanner bilag, så står teksten en anelse skæv med 1-2 grader eller teksten ligger ned i 90 grader. Dynaccount roterer automatisk teksten, så den altid står med 0 grader og altid er læsevenlig.
OCR aflæsning (Automatisk bogføring)
Dynaccount analyserer automatisk indholdet i alle bilag og henter de oplysninger det er muligt at aflæse. For at opnå det optimale OCR resultat, skal opløsningen ved indscanning minimum være 300 DPI, og du skal undgå at tage billeder med din telefon, da kvaliteten generelt er for lav.