Bedst praksis med papirløst regnskab

Læsetid: 4 min.

Sidst opdateret: 08/05/2023

Hvis du ikke overholder nedenstående retningslinjer, risikerer du ulæselige bilag.

For at købsbilagets afsender aflæses korrekt, er det vigtigt, du har indtastet din egen virksomheds CVR nr. under "Administration > Virksomheder".

Du har flere muligheder til at uploade bilag til bilagsmappen i Dynaccount. Du kan uploade dem direkte, når du er logget ind i dit regnskab, men du kan også sende via e-mail.

Understøttede filformater

PDF
- Opløsning (Indscanning)
  - Minimum 300 DPI (Anbefalet)
  - Maximum 400 DPI
- Efterbehandling
  - Deskew (Indscanning)
  - Auto-beskæring (Indscanning)
  - A4 210x297mm
  - Monografisk sort/hvid
JPG (Billede fra telefon)
- Opløsning
  - Minimum 2400x2400 pixel
- Efterbehandling
  - Auto-beskæring
  - A5 148x210mm
  - Monografisk sort/hvid
PNG (Print screen)
- Efterbehandling
  - Tilpasses automatisk A4 210x297mm med variabel DPI
  - Monografisk sort/hvid
DOCX (Microsft Office Word)

Kun ét bilag pr. fil

Der må kun være ét bilag pr. fil, da aflæsningen ikke kan adskille indholdet fra flere købsbilag.

OCR tillid

OCR tillid kvalitetsikrer billeder og indscanninger (0-100%). Hvis OCR tillid kommer under 80%, følges nedenstående retningslinjer ikke, eller der anvendes en dårlig printer/scanner/kamera.

Send/videresend e-mails

Videresend e-mails med vedhæftede filer

Når du modtager e-mails med vedhæftede PDF fakturaer, kan du videresende dem til mailen, som er tilknyttet dit Dynaccount regnskab.

Send e-mails uden vedhæftede filer

Sender du e-mails til dit Dynaccount regnskab uden vedhæftede filer, bliver indholdet i mailen konverteret til et PDF bilag.

Referencetekst i emnefeltet

Emnefeltet i e-mailen bliver overskriften til bilaget i Dynaccount, men lader du emnefeltet stå tomt, bliver filnavnet fra den vedhæftede fil i stedet anvendt som overskrift.

Indscanning

Alle indscannede bilag, skal scannes til PDF for at opnå den bedste kvalitet.

Indscannede PDF filer

Digitale PDF filer indeholder klartekst. Du bør derfor, så vidt det er muligt, sende digitale PDF filer til regnskabet fremfor at indscanne en udskrift, der skal aflæses via OCR.

Undgå komprimering og filtrer

Undgå efterbehandling på de indscannede filer, da det forringer læsbarheden samt OCR resultatet. Den originale fil skal altid sendes uden efterbehandling.

Split PDF til flere separate filer

Når du indscanner bilag til PDF, kan du scanne en hel stak bilag til en flersidet PDF. Når PDF-filen er uploadet i Dynaccount, kan den flersidede PDF splittes op i separate bilag med hver sin overskrift. På den måde slipper du for at indscanne alle bilag enkeltvis.

OCR aflæsning (Automatisk bogføring)

For at Dynaccount automatisk kan aflæse bilaget, skal det indscannes med en opløsning på minimum 300 DPI og OCR tillid over 80%. Hvis kvaliteten af indscanningen er dårlig, bliver sandsynligheden for misfolkninger af indholdet større.

Undgå at skrive på bilaget

Undgå at skrive på bilaget, da det efterfølgende ikke kan aflæses korrekt.

Billede fra telefon

Billeder fra din telefon må ikke konverteres til PDF inden de sendes, da det efterbehandler billedet og væsentligt forringer læsbarheden af bilaget.

Når du sender JPG filer fra telefonen er der nogle punkter du skal være særligt opmærksom på, da tekst i billeder, taget med håndholdt kamera, aldrig får samme skarphed som indscanninger.

Høj opløsning

Opløsningen må ikke være lavere end 2400x2400 pixel, og for at få teksten stor og skarp, skal du tage billedet så tæt på papiret som muligt.

Ingen slørede/rystede billeder eller skygger

Billedet må hverken være rystet eller sløret, og undgå krøllet og foldet papir, som giver skygger. Du skal sikre dig, at teksten fremstår knivskarp - ellers skal billedet tages om.

God belysning

Sørg for god belysning når du tager billedet, for at få bedst kontrast mellem tekst og baggrund.

Undgå billeder af A4 bilag

Undgå at tage billeder af bilag i A4 størrelse, da teksten bliver gnidret og svær at læse.

OCR aflæsning (Automatisk bogføring)

Hvis du vil benytte OCR aflæsning af bilag, skal du undgå at tage billeder med din telefon, da kvaliteten generelt er dårligere end indscanninger, og sandsynligheden for mistolkninger bliver markant større.

Optimering og efterbehandling

Følges ovenstående retningslinjer, får det optimerede bilag en bedre læsbarhed i forhold til originalen. Overholdes retningslinjerne ikke (særligt slørede/rystede billeder fra din telefon), får du ulæselige bilag.

Kontrast og auto-beskæring

Alle filer gennemgår en optimeringsproces, hvor filstørrelsen reduceres med op til 90-95%. Indscanninger og billeder renses for artifakter og urenheder, så teksten bliver skarpere og kontrasten mellem tekst og baggrund optimeres til sort/hvid uden gråtoner for optimal læsbarhed.

Dynaccount analyserer automatisk indscanninger og billeder for tekst - og skærer alt indhold udenom teksten fra, så det kun er området med tekst, der gemmes som bilag.

Auto rotering af tekst (Deskew)

Hvis du sender bilag til Dynaccount og teksten ikke står vandret, roterer Dynaccount automatisk billedet, så teksten bliver vandret med 0 grader. Ofte når du indscanner bilag, står teksten en anelse skæv med 1-2 grader eller teksten ligger ned i 90 grader. Dynaccount roterer automatisk teksten, så den altid står med 0 grader og altid er læsevenlig.

OCR aflæsning (Automatisk bogføring)

Dynaccount analyserer automatisk indholdet i alle bilag og henter de oplysninger det er muligt at aflæse. For at opnå det optimale OCR resultat, skal opløsningen ved indscanning minimum være 300 DPI, og du skal undgå at tage billeder med din telefon, da kvaliteten generelt er for lav.