Sådan bruger du automatisk bogføring i Dynaccount

Før du går i gang

For at anvende automatisk bogføring i Dynaccount skal alle bilag først uploades til Bilagsmappen. Du kan enten uploade dem direkte eller sende dem til e-mailadressen, der er tilknyttet bilagsmappen.

Inden du uploader de første bilag, anbefales det, at læse guiden med bedst praksis for bilagshåndtering. Det giver de bedste forudsætninger for præcise bilagsaflæsninger, der danner grundlag for de automatiske bogføringsforslag.

Det er samtidig en fordel, at have importeret alle banktransaktioner under Bank > Bankafstemning. Dynaccount kan derefter finde den banktransaktion, der matcher det aflæste beløb på bilaget, så du kan bogføre bilaget og afstemme banken i samme arbejdsgang.

Se, hvordan du importerer og arbejder med banktransaktioner i bankafstemningen.

I Dynaccount kan du bogføre bilag fra bilagsmappen på to måder.

Med automatisk bogføring vælger du den omkostningskonto (driftskonto) og eventuelt momskode til bilaget. Dynaccount foreslår automatisk den banktransaktion, der matcher det aflæste beløb, hvorefter du kontrollerer og godkender bogføringen.

Dynaccount foreslår desuden en kontering baseret på tidligere bogførte bilag fra samme leverandør.

Den manuelle bogføring giver lidt mere fleksibilitet, da du selv opretter posteringerne og kan fordele omkostningen på flere omkostningskonti. Dynaccount foreslår også her den banktransaktion, der matcher det aflæste beløb.

Split PDF-fil til individuelle bilag

Hvis du scanner en hel stak bilag som én PDF-fil med flere sider, kan filen hurtigt splittes til individuelle bilag i Dynaccount efter den er lagt i bilagsmappen. Det er som regel langt hurtigere end at scanne og uploade hvert bilag enkeltvis.

Videoen nedenfor viser, hvordan du splitter PDF-filen.

Automatisk bogføring

Når bilag er aflæst i Dynaccount, kan de automatisk bogføres på baggrund af de aflæste oplysninger. Under Bilagsmappen skal du trykke på Auto bogfør via aflæsning for at starte det automatiske bogførings-flow.

Du bliver præsenteret for de aflæste bilag. Til venstre kan du se en forhåndsvisning af det valgte bilag, hvor du kan zoome og skifte side, hvis PDF-filen indeholder flere sider. Til højre kan du se listen over bilag.

Kontrollér for hvert bilag, at de aflæste oplysninger, den foreslåede kontering og den eventuelt tilknyttede banktransaktion er korrekte. Tryk derefter på Bekræft.

Når alle bilag er kontrolleret og bekræftet, skal du nederst vælge, hvilken bogføringskladde bilagene skal overføres til. Tryk derefter på Bogfør bilag, hvorefter de bekræftede bilag overføres til den valgte kladde.

Automatisk forslag fra samme leverandør

Har du tidligere bogført et bilag fra samme leverandør, gemmes konteringen med kontonummer og momskode og foreslås automatisk næste gang et bilag aflæses fra samme leverandør.

Hvis det aflæste beløb matcher en importeret banktransaktion, tilknyttes transaktionen automatisk, og den tilhørende bankkonto anvendes som modkonto.

Når du har kontrolleret, at oplysningerne og konteringen er korrekt, skal du blot trykke Bekræft. Du behøver derfor ikke foretage manuelle indtastninger, når Dynaccount kan genbruge en tidligere godkendt kontering.

Lynhurtig registrering

Første gang du modtager et bilag fra en leverandør, er det lynhurtigt at lave første kontering. Tryk på Ret og vælg kontonummer og eventuelt momskode.

Hvis det aflæste beløb findes blandt de importerede banktransaktioner, foreslås den som modkonto. Findes der flere transaktioner med samme beløb, skal du trykke på Tilknyt ud for den korrekte transaktion.

Når du har kontrolleret at alle oplysninger er korrekte - tryk på Bekræft.

Manuel bogføring

Manuel bogføring giver større fleksibilitet, da du kan fordele omkostningen på flere konti i kontoplanen. Under Bilagsmappen skal du trykke på Bogfør manuelt for at starte det manuelle bogførings-flow.

Til venstre vises det valgte bilag, hvor du blandt andet kan zoome og skifte mellem bilagene. Til højre vises bogførings-flowet.

I første trin vises et sorteret udsnit af de importerede banktransaktioner. De transaktioner, hvis beløb ligger tættest på det aflæste bilagsbeløb, vises øverst. Du skal trykke Tilknyt på den transaktion der passer til bilaget.

I næste trin skal du vælge hvilken bogføringskladde bilaget skal oprettes i, samt vælge dato og indtaste tekst til bilaget.

I det sidste trin tilføjes posteringerne til bilaget. Hvis du vil fordele omkostningen på flere konti tilføjer Dynaccount en ny posteringslinje indtil bilaget går i balance (0).

Du har kontrolfelterne Balance, Moms og Resultat til rådighed ligesom ved almindelig bogføring. Felterne giver løbende overblik over, om bilaget går i balance, den beregnede moms og posteringernes påvirkning af virksomhedens resultat.

Sådan fortsætter du igennem alle bilag indtil alle bilag er oprettet med posteringer.