For at Bilagscan kan aflæse fakturaens afsender korrekt, er det vigtigt, du har indtastet din egen virksomheds CVR nr. under "Administration > Virksomheder".
Dynaccount Bilagscan er en selvstændig service, der kan integreres direkte i andre IT systemer via API. Læs mere i API dokumentationen
Automatisk bogføring med OCR og kunstig intelligens
Spar masser af tid på manuel indtastning under bogføring med fakturascanning og automatisk bogføring via OCR og kunstig intelligens - og Bilagscan kan automatisk verificere aflæste oplysninger fra købsfakturaer er korrekte
Automatisk bogføring med fakturascanning, OCR (Optical Character Recognition) og kunstig intelligens er smart og kan spare dig for et kæmpe indtastningsarbejde. Det kan frigøre mange ressourcer i forhold til regnskab og bogføring med automatisk fakturahåndtering, som du i stedet kan investere andre steder i virksomheden. For helt kort at forklare hvad OCR er, så omdanner det indscannet tekst (billeder) til maskinredigerbar tekst, så et computerprogram kan aflæse det.
Bilagscan og automatisk bogføring med kunstig intelligens
Dynaccount har igennem de seneste år udviklet og forfinet en Bilagscan med kunstig intelligens, som kan scanne alle oplysninger på alle købsfakturaer og bilag, som uploades til Dynaccount. Fakturaerne håndteres 100% automatisk og dynamisk, da du ikke på forhånd skal "lære" systemet at læse de bilag du uploader - ved at oprette skabeloner til hver enkelt leverandør. Bilagscan finder selv ud af hvordan et givent og på forhånd ukendt bilag skal læses og forstås via fakturascanning.
Det kræver et stort vedligeholdelsesarbejde, hvis der skal oprettes skabeloner til hver leverandør og fakturadesign. Det er meget lettere og fleksibelt at systemet selv finder ud af hvordan et købsbilag skal læses.
Bilagscan kan også integreres i andre systemer via et simpelt API, hvis du har behov at læse købsbilag fra andre IT systemer udenfor Dynaccount.
Bilagscan kan i øjeblikket aflæse købsfakturaer på dansk, engelsk, tysk og svensk, og den aflæser følgende oplysninger:
- Afsender virksomhed (DK, GB, DE og SE)
- Totalbeløb
- Momsbeløb
- Varelinjer (varenummer, varebeskrivelse, pris, antal etc.)
- Valuta
- Fakturadato
- Forfaldsdato
- Fakturanr.
- Ordrenr.
- Rekvisitionsnr./referencenr.
- FI betalingslinje (71, 75 og 04)
- Bankkonto
- SWIFT
- IBAN
På hver varelinje kan Bilagscan aflæse følgende felter, samt kontrolberegne at det stemmer med fakturaens totalbeløb og herved verificere at varelinjerne er korrekt aflæst:
- Varenummer
- Varetekst
- Pris
- Antal
- Rabat
- Afgift
- Total
Ud fra totalbeløb på bilaget, søger Dynaccount automatisk mellem alle importerede banktransaktioner fra netbanken og finder den transaktion, som matcher, og foreslår transaktionen som modkonto. Banken bliver altså afstemt i samme proces. Du skal kun vælge hvilken omkostningskonto bilaget skal bogføres på - og bilaget bogføres automatisk.
Næste gang du modtager en faktura fra samme virksomhed, foreslår Dynaccount automatisk de oplysninger, du indtastede på seneste faktura fra virksomheden. Det eneste du skal gøre er, at bekræfte at alle oplysninger er korrekte, så det er mere eller mindre fuld automatisk bogføring, som sparer dig for et kæmpe tastearbejde.
Det er som udgangspunkt kun ved første købsfaktura, du skal tage stilling til noget. Efterfølgende kører det af sig selv.
Verificering af data fra Bilagscan
Mange af oplysningerne som trækkes ud af bilagene via Bilagscan kan Dynaccount selv verificere og bekræfte er korrekte - enten via checksum beregning, opslag i register eller krydskontrol.
CVR nr. verificeres via checksum beregning, samt opslag på cvr.dk ved at sammenholde købsbilagets afsenders oplysninger med oplysningerne, der er registreret på cvr.dk.
Totalbeløb og momsbeløb verificeres via varelinjer.
FI betalings-id og FI kreditornr. verificeres via checksum beregning.
IBAN (Bankkonto) verificeres via checksum beregning.
SWIFT (Bankkonto) verificeres via opslag i register.
Bankkonto verificeres via IBAN (hvis IBAN er angivet på købsbilaget) eller checksum beregning.
Bankkonto reg.nr. verificeres via opslag i register eller IBAN.
Alle oplysninger, som er verificerede bliver indikeret med et lille ikon, samt en kort beskrivelse af hvordan oplysningen blev verificeret.
Optimal OCR tolkning
Når tekst tolkes og genkendes fra billeder og indscanninger via OCR, vil der altid være en lille fejlprocent. Det afhænger i høj grad af kvaliteten af indscanningen (er det en god scanner?), og ikke mindst af kvaliteten af udskriften (er det en god printer?), som i første omgang udskrev dokumentet.
Alle indscanninger skal minimum have en opløsning på 300 DPI, og for at få et optimalt OCR resultat, bør du undgå at tage billeder med din telefon, da kvaliteten generelt er lavere end indscanninger.
Hvis du leverer dokumenter af høj kvalitet, er OCR resultatet stort set 100% korrekt, og resultatet vil være det samme som du leverede rene tekstdokumenter.
Du kan læse mere om "bedst praksis med papirløst regnskab" nederst på siden under Papirløst regnskab.
Bogføring skal altid baseres på banken
Om du bogfører manuelt eller via OCR vil der altid være en lille fejl margin, som du aldrig kan undgå fuldstændig. Enten taster du selv forkert, eller også mistolker OCR et tal. Hvis du først har bogført bilag med forkerte beløb, så bliver det hurtigt et omstændigt fejlsøgningsarbejde, hvor du først skal finde fejlene og efterfølgende få dem tilbageført og rettet.
Når du bogfører via OCR, bør du derfor altid importere alle banktransaktioner fra netbanken, da Dynaccount automatisk sammenholder resultaterne fra Bilagscan med banktransaktionerne fra banken. Hvis beløbet findes i banken er du 99,99% sikker på det er korrekt. På den måde får du altid bogført de korrekte beløb, så du slipper for bogføringsfejl og ekstra arbejde.