Menu

Automatisk bogføring med OCR

Automatisk bogføring med OCR (Optical Character Recognition) er smart og kan spare dig for et kæmpe indtastningsarbejde. Det kan frigøre mange ressourcer i forhold til regnskab og bogføring, som du i stedet kan investere andre steder i virksomheden. For helt kort at forklare hvad OCR er, så omdanner det indskannet tekst (billeder) til maskinredigerbar tekst, så et computerprogram kan aflæse det.

Bilagsanalyse og automatisk bogføring

Indholdet fra hvert uploadet bilag sendes igennem en analyse, som i øjeblikket kan aflæse alle oplysninger på ca. 95% af alle købsfakturaer og bilag. Det vil aldrig lykkes at opnå en aflæsningspræcision på 100%, da ingen fakturaer er ens - men vi arbejder konstant på at forbedre analysen, så den kommer så tæt på de 100% som overhovedet muligt - så du kan få fuld automatisk bogføring.

Analysen kan i øjeblikket aflæse købsfakturaer på engelsk og dansk, og den aflæser følgende oplysninger:


  • Afsender (virksomhed)

  • Totalbeløb

  • Momsbeløb

  • Valuta

  • Fakturadato

  • Fakturanr.

  • Forfaldsdato

  • FI betalingslinje (+71 og +04)

  • Bankkonto

  • SWIFT/IBAN



For at analysen kan aflæse fakturaens afsender korrekt, er det vigtigt, du har indtastet din egen virksomheds CVR nr. under "Administration > Virksomheder".

Ud fra totalbeløb på bilaget, søger Dynaccount automatisk mellem alle importerede banktransaktioner fra netbanken og finder den transaktion, som matcher, og foreslår transaktionen som modkonto. Banken bliver altså afstemt i samme proces. Du skal kun vælge hvilken omkostningskonto bilaget skal bogføres på - og bilaget bogføres automatisk.

Næste gang du modtager en faktura fra samme virksomhed, foreslår Dynaccount automatisk de oplysninger, du indtastede på seneste faktura fra virksomheden. Det eneste du skal gøre er, at bekræfte at alle oplysninger er korrekte, så det er mere eller mindre fuld automatisk bogføring, som sparer dig for et kæmpe tastearbejde.

Det er som udgangspunkt kun ved første købsfaktura, du skal tage stilling til noget. Efterfølgende kører det af sig selv.

Bogføring skal altid baseres på banken

Om du bogfører manuelt eller via OCR vil der altid være en fejlprocent, som du aldrig kan undgå. Enten taster du selv forkert, eller også mistolker OCR et tal. Hvis du først har bogført bilag med forkerte beløb, så bliver det hurtigt et omstændigt fejlsøgningsarbejde, hvor du først skal finde fejlene og efterfølgende få dem tilbageført og rettet.

Når du bogfører via OCR, bør du derfor altid importere alle banktransaktioner fra netbanken, så bilagsanalysens resultater kan sammenholdes med banktransaktionerne fra banken. Hvis beløbet findes i banken er du 99,99% sikker på det er korrekt. På den måde får du bogført de korrekte beløb til at starte med, så du slipper for bogføringsfejl og ekstra arbejde.

Optimal OCR tolkning

Når tekst tolkes og genkendes via OCR, vil der altid være en lille fejlprocent. Det afhænger i høj grad af kvaliteten af selve indskanningen, og ikke mindst af kvaliteten af den printer, som udskrev dokumentet til at starte med. Alle indskanninger skal minimum have en opløsning på 300dpi, og for at få et optimalt OCR resultat, bør du undgå at tage billeder med din telefon, da kvaliteten generelt er lavere end indskanninger.

Du kan læse mere om "bedst praksis med papirløst regnskab" nederst på siden under Papirløst regnskab.