Skift regnskabsprogram - sådan flytter du regnskabet sikkert

Du kan skifte regnskabsprogram både ved årsskiftet og midt i et regnskabsår. Det vigtigste er at vælge en tydelig skæringsdato, afslutte bogføringen i det gamle program og kontrollere, at saldi og åbne poster er overført korrekt.

I denne guide gennemgår vi, hvad du skal eksportere, hvordan du fortsætter med en åbningsbalance, og hvad du skal kontrollere, før det gamle regnskabsprogram opsiges.

Hvornår giver det mening at skifte regnskabsprogram?

Et skift kan være relevant, hvis det nuværende regnskabsprogram ikke længere passer til virksomhedens behov. Det kan eksempelvis skyldes manglende funktioner, mange manuelle arbejdsgange, stigende priser eller behov for at samle bogføring, fakturering og lagerstyring i ét system.

Før du vælger et nyt regnskabsprogram, bør du undersøge, om det understøtter de funktioner og arbejdsgange, virksomheden bruger i dag. Det gælder ikke kun selve bogføringen, men også fakturering, bankafstemning, lager, abonnementer, brugere og eventuelle integrationer.

Hvornår er det bedst at skifte regnskabsprogram?

Det er normalt lettest at skifte ved begyndelsen af et nyt regnskabsår, men du behøver ikke vente til regnskabsåret afsluttes.

Ved begyndelsen af et nyt regnskabsår

Et nyt regnskabsår giver den tydeligste opdeling mellem de to systemer. Det gamle regnskabsår afsluttes i det tidligere program, hvorefter virksomhedens aktiver, gæld og egenkapital overføres til det nye program som en åbningsbalance.

Denne løsning gør det lettere at kontrollere, at det nye regnskab starter med de samme saldi, som det gamle regnskab sluttede med.

Efter afslutningen af en momsperiode

Afregner virksomheden moms månedligt, kvartalsvist eller halvårligt, kan afslutningen på en momsperiode også være en naturlig skæringsdato.

Købsmoms, salgsmoms og momsafregningen for perioden kan færdiggøres i det gamle regnskabsprogram. Dermed undgår du at dele den samme momsperiode mellem to systemer.

Skiftet sker dog stadig midt i et regnskabsår. Årets drift samt virksomhedens balance, åbne fakturaer og øvrige saldi skal derfor overføres til det nye regnskabsprogram frem til skæringsdatoen.

Midt i en momsperiode

Det er også muligt at skifte på en anden valgfri dato. Her skal årets drift, moms, åbne fakturaer og øvrige saldi overføres korrekt frem til skæringsdatoen.

Forskellen er, at købsmoms og salgsmoms for den igangværende momsperiode bliver fordelt mellem det gamle og det nye regnskabsprogram. Det kræver ekstra kontrol, så den samlede momsangivelse omfatter posteringerne fra begge systemer.

Der er derfor ingen grund til at vente et helt år, hvis det nuværende regnskabsprogram begrænser virksomhedens arbejdsgange. Vælg i stedet en præcis skæringsdato, og sørg for, at alle transaktioner før datoen behandles i det gamle program, mens efterfølgende transaktioner bogføres i det nye.

Skal hele regnskabet flyttes?

Når du skifter regnskabsprogram, skal du beslutte, om hele den historiske bogføring skal importeres som finansposter, eller om du vil fortsætte fra en åbningsbalance.

Benytter virksomheden lagerstyring, er en åbningsbalance ofte den mest overskuelige løsning. Hvis historiske finansposteringer importeres uden de tilhørende lagerbevægelser, kan lagerreguleringer og lagerværdi blive vanskelige at afstemme.

Fortsæt med en åbningsbalance

For mange virksomheder er den enkleste løsning at afslutte bogføringen i det gamle program og overføre de aktuelle saldi til det nye.

En åbningsbalance indeholder virksomhedens økonomiske status på skæringsdatoen. Det omfatter blandt andet:

• Bankbeholdning
• Tilgodehavender hos kunder
• Gæld til leverandører
• Skyldig eller tilgodehavende moms
• Varelager
• Anlægsaktiver
• Lån og anden gæld
• Egenkapital

Skifter du midt i regnskabsåret, skal den allerede bogførte drift for året også videreføres korrekt. Det sker normalt på baggrund af en saldobalance fra det gamle regnskabsprogram.

Den tidligere bogføring bliver ikke automatisk synlig i det nye program, men den skal fortsat opbevares og kunne findes frem.

Importér den historiske bogføring

Hvis det nye regnskabsprogram understøtter det, kan du i nogle tilfælde importere kontoplan, posteringer, kunder, leverandører og andre historiske data.

Det kan være relevant, hvis du ofte søger i tidligere posteringer eller ønsker at samle flere regnskabsår i det samme system. En fuld historisk import kræver dog ekstra kontrol, fordi konti, momskoder, bilagsnumre og øvrige oplysninger skal overføres og fortolkes korrekt.

De importerede finansposteringer skal stemme for hvert enkelt regnskabsår. Vær desuden opmærksom på, at nogle regnskabsprogrammer medtager systemgenererede årsafslutningsposteringer i eksporten. Hvis det nye program selv danner disse posteringer, skal de identificeres og fjernes inden importen. Ellers kan årets resultat og andre saldi blive overført dobbelt, så regnskabet ikke stemmer.

Sådan skifter du regnskabsprogram

1. Vælg en skæringsdato

Skæringsdatoen bestemmer, hvornår bogføringen flytter fra det gamle til det nye regnskabsprogram.

Alle transaktioner frem til og med den valgte dato skal bogføres og kontrolleres i det gamle program. Efterfølgende transaktioner skal bogføres i det nye.

Undgå så vidt muligt at bogføre i begge programmer samtidig. Det gør det vanskeligere at kontrollere, hvor en faktura, betaling eller postering er registreret.

2. Afslut bogføringen i det gamle program

Inden du trækker regnskabsdata ud, skal bogføringen være ajourført frem til skæringsdatoen.

Du bør som minimum:

• Bogføre alle fakturaer, kvitteringer og øvrige bilag
• Gennemgå eventuelle kladder og ikke-bogførte posteringer
• Afstemme regnskabets bankkonti med banken
• Kontrollere moms og andre skyldige beløb
• Gennemgå ubetalte kunde- og leverandørfakturaer
• Kontrollere lagerbeholdning og lagerværdi
• Afstemme lån, løn, feriepenge og øvrige balancekonti

Jo bedre det gamle regnskab stemmer, desto lettere bliver det at kontrollere det nye.

3. Eksportér regnskabsdata og bilag

Hvilke data du skal eksportere, afhænger af, hvor meget der skal overføres. Som udgangspunkt bør du gemme:

• Saldobalance pr. skæringsdatoen
• Kontoplan
• Finansposter
• Åbne kunde- og leverandørposter
• Salgsfakturaer og -kreditnotaer
• Bogførte bilag og tilhørende bilagsfiler
• Kunde- og leverandørkartotek
• Varekartotek og lagerbeholdning
• Eventuelt anlægskartotek
• CSV-filer og andre tilgængelige eksportfiler

Lav også en oversigt over tilbagevendende fakturaer, integrationer og andre automatiske arbejdsgange. Disse oplysninger er ikke nødvendigvis en del af regnskabseksporten og skal derfor ofte oprettes igen.

Åbn filerne og kontrollér indholdet, før du opsiger det gamle system. En downloadet fil har ingen værdi, hvis den er tom, beskadiget eller mangler væsentlige oplysninger.

4. Opret virksomheden i det nye program

Inden åbningsbalancen indtastes, skal virksomhedens grundlæggende opsætning være på plads.

Kontrollér blandt andet:

• Virksomhedsoplysninger og CVR-nummer
• Regnskabsår
• Kontoplan og momskoder
• Bankkonti
• Betalingsbetingelser
• Fakturanummerserie

Har virksomheden særlige konti i sin gamle kontoplan, skal du tage stilling til, om de skal oprettes igen eller samles på eksisterende konti i det nye program. Fordelen ved at oprette en åbningsbalance er netop at du kan fjerne gamle konti, der ikke længere er i brug.

5. Overfør åbningsbalancen

Åbningsbalancen skal få det nye regnskab til at starte med de samme saldi, som det gamle regnskab havde på skæringsdatoen.

Overførslen sker normalt på baggrund af den afsluttede saldobalance. Hver konto i det gamle regnskab skal forbindes med den tilsvarende konto i det nye.

Kontonumrene behøver ikke være identiske. Det afgørende er, at beløbet overføres til en konto med den korrekte regnskabsmæssige funktion.

Når åbningsbalancen er bogført, skal den samlede balance være 0, og saldiene skal stemme med udtrækket fra det gamle program.

Se guiden til oprettelse af åbningsbalance.

6. Håndter åbne fakturaer

Hvis kunder endnu ikke har betalt deres fakturaer på skæringsdatoen, indgår beløbene som tilgodehavender i åbningsbalancen. Tilsvarende indgår ubetalte leverandørfakturaer som gæld.

Det er vigtigt at bevare en oversigt over de enkelte åbne fakturaer. Ellers kan det blive vanskeligt at se, hvilken faktura en senere betaling vedrører.

Det nye regnskabsprogram skal enten have de åbne fakturaer importeret eller have en anden arbejdsgang til at registrere og udligne betalingerne. Det letteste er at bogføre det samlede tilgodehavende pr. kunde på debitorkontoen i åbningsbalancen.

Kontrollér samtidig, at fakturanummerserien fortsætter korrekt. Hvis den seneste faktura i det gamle program har nummer 1050, skal den første nye faktura som udgangspunkt fortsætte med nummer 1051.

7. Kontrollér det nye regnskab

Inden du begynder den daglige bogføring, skal det nye regnskab sammenholdes med det gamle.

Kontrollér følgende:

• Stemmer den samlede balance?
• Stemmer bankens saldo med regnskabet?
• Stemmer åbne kundeposter med debitorkartoteket?
• Stemmer åbne leverandørposter med kreditorkartoteket?
• Er moms og andre skyldige beløb overført korrekt?
• Stemmer lagerbeholdning og lagerværdi?
• Fortsætter fakturanummerserien korrekt?

Gem saldobalancen fra det gamle program som dokumentation for kontrollen.

Hvad sker der med gamle bilag og regnskabsdata?

Virksomheden har fortsat ansvaret for det tidligere regnskabsmateriale efter et skift.

Efter bogføringslovens § 12 skal regnskabsmateriale som udgangspunkt opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Hvis virksomheden er omfattet af kravet om digital bogføring, gælder der desuden krav til den digitale opbevaring af registreringer og bilag.

Det er virksomhedens ansvar, at materialet fortsat kan findes frem, selvom abonnementet hos den tidligere leverandør er afsluttet.