EAN faktura (E-faktura)
Hvad er en EAN faktura?
Med den ny bogføringslov af 24. maj 2022 er det et krav, dit regnskabsprogram både kan afsende og modtage EAN fakturaer.
En EAN faktura er en elektronisk faktura, også kaldet e-faktura. EAN fakturaer sendes via et dedikeret netværk via en EDI (Electronic Data Interchange) protokol. Modtageren identificeres via et 13-cifret EAN-nummer (European Article Numbering), der fungerer som et telefonnummer. Da elektroniske fakturaer også strækker sig ud over Europas grænser, kaldes det også et GLN-nummer (Global Location Number).
Der findes flere selvstændige EDI netværk, der leverer EAN fakturaer, og alle netværk anvender forskellige EDI protokoller. Det mest kendte internationale netværk er PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) og i Danmark findes Nemhandel. PEPPOL er et privat ejet netværk og er derfor relativt dyrt både at afsende og få et modtagerpunkt tildelt. Det danske Nemhandel hører under Erhvervsstyrelsen og er dermed gratis - med mindre der anvendes en underleverandør.
Efter Nemhandel skiftede til den ny leveringsservice, E-delivery, 1. november 2023, er det nu også muligt at afsende og modtage EAN fakturaer via CVR nummer. Det er dog et krav at både afsender og modtager er oprettet i NHR (NemHandelsRegisteret).
Formålet med elektroniske fakturaer
Formålet med elektroniske fakturaer er blandt andet at komme svindel til livs, da der årligt udsendes store mængder falske fakturaer. Når EAN fakturaer udsendes via et dedikeret netværk, hvor både modtager og afsender er verificérede, sikres det imod svindel.
Automatiséring og effektiviséring af virksomheders daglige drift er en anden ting, da EAN fakturaer automatisk kan indlæses i modtagers regnskabsprogram og derved slippe for manuel indtastning samt tastefejl.
Data format/stream
En almindelig faktura er oftest en PDF fil eller anden form for display format, der er let læselig for mennesker. EAN fakturaer er på den anden side et struktureret data format, der er let læseligt for systemer - oftest formateret som XML (Extensible Markup Language).
EAN fakturaer sendt via Nemhandel anvender et format kaldet OIOUBL, der er baseret på XML. Det tidligere og nu forældede format var OIOXML.
Integration
EDI netværk, som Nemhandel, der afsender EAN fakturaer er designet som system-til-system interfaces og kan derfor integreres i andre systemer som regnskabsprogrammer. Mange regnskabsprogrammer kan både afsende og modtage EAN fakturaer direkte. Når en EAN faktura afsendes, modtages den direkte i modtagers regnskabsprogram.