Bogføringssystem
Hvad er et bogføringssystem?
Et bogføringssystem er software, der anvendes til virksomhedens bogføring, herunder registrering af økonomiske transaktioner samt opbevaring af registreringer og bilag.
Efter bogføringslovens § 3 forstås et digitalt bogføringssystem som en digital service eller software, der indeholder funktioner, hvorved virksomheder kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf på en server hos en udbyder eller anden tredjepart.
Et digitalt bogføringssystem kan være en del af et større regnskabsprogram eller økonomisystem, der også indeholder funktioner, som ikke direkte vedrører virksomhedens bogføring.
Hvad skal et digitalt bogføringssystem kunne?
Et digitalt bogføringssystem skal gøre det muligt at registrere virksomhedens økonomiske transaktioner og opbevare de registreringer og bilag, der hører til bogføringen.
Efter bogføringslovens § 15 skal et digitalt bogføringssystem blandt andet understøtte løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering samt sikker opbevaring af registreringer og de bilag, der er omfattet af kravene om digital opbevaring.
Systemet skal desuden understøtte automatisering af administrative processer, herunder automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan.
Bogføringen skal samtidig tilrettelægges, så der er et transaktionsspor og kontrolspor, som gør det muligt at følge og kontrollere virksomhedens registreringer.
Transaktion
Ved en transaktion forstås en handling eller et forhold af økonomisk betydning for virksomheden.
Det kan eksempelvis være køb, salg, lønafregninger, betalinger, optagelse af lån eller indfrielse af gæld.
Transaktionsspor
Transaktionssporet er sammenhængen mellem de enkelte registreringer i bogføringen og virksomhedens årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse eller tilsvarende regnskabsopstilling.
Transaktionssporet gør det eksempelvis muligt at følge, hvilke registreringer der tilsammen udgør saldoen på en konto i virksomhedens kontoplan.
Kontrolspor
Kontrolsporet er de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed.
Et bilag kan eksempelvis dokumentere grundlaget for en registreret transaktion og dermed være en del af kontrolsporet.
Registrerede og ikke-registrerede bogføringssystemer
Der skelnes mellem registrerede digitale bogføringssystemer og ikke-registrerede digitale bogføringssystemer.
Et digitalt standardbogføringssystem, der markedsføres på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder, skal anmeldes og registreres hos Erhvervsstyrelsen.
Erhvervsstyrelsen fører en fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Et system på fortegnelsen er kontrolleret af Erhvervsstyrelsen i forhold til, om systemet opfylder kravene til digitale bogføringssystemer.
En virksomhed kan også anvende et ikke-registreret digitalt bogføringssystem, eksempelvis et specialudviklet system. I dette tilfælde er virksomheden selv ansvarlig for at sikre, at systemet opfylder de gældende krav.
Hvad er forskellen på et bogføringssystem og et regnskabsprogram?
Et regnskabsprogram er en generel betegnelse for software, der hjælper en virksomhed med regnskab og økonomistyring.
Et digitalt bogføringssystem har derimod en specifik betydning efter bogføringsloven og vedrører de funktioner, der anvendes til blandt andet registrering af transaktioner og opbevaring af registreringer og bilag.
Et regnskabsprogram kan derfor både indeholde et digitalt bogføringssystem og en række andre funktioner, eksempelvis fakturering, lagerstyring eller andre administrative funktioner.