EAN-faktura (E-faktura)
Hvad er en EAN-faktura?
Den nye bogføringslov af 24. maj 2022 stiller krav til digitale bogføringssystemers understøttelse af elektronisk fakturering. Et digitalt bogføringssystem skal blandt andet kunne understøtte afsendelse og modtagelse af EAN-fakturaer (e-fakturaer) og kreditnotaer.
En EAN-faktura, også kaldet e-faktura, er en faktura i et struktureret dataformat, der kan behandles automatisk af et økonomi- eller bogføringssystem. Bogføringslovens § 3 definerer en e-faktura som en faktura eller kreditnota, der er udstedt, sendt og modtaget i et struktureret elektronisk format, som gør automatisk og elektronisk behandling mulig.
EAN-fakturaer sendes via et dedikeret netværk via en EDI-protokol (Electronic Data Interchange). Modtageren kan identificeres med et 13-cifret EAN-/GLN-nummer. GLN står for Global Location Number og fungerer som en entydig elektronisk adresse, så fakturaen kan leveres til den korrekte virksomhed, myndighed eller organisatoriske enhed.
Der findes flere selvstændige EDI-netværk, der leverer EAN-fakturaer, og alle netværk anvender forskellige EDI-protokoller. Det mest kendte internationale netværk er PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) og i Danmark findes Nemhandel. PEPPOL er relativt dyrt at anvende direkte, da det kræver certificering og løbende gebyrer selv at drive et Access Point og modtagerpunkt. Det danske Nemhandel hører under Erhvervsstyrelsen og kan anvendes gratis, medmindre der benyttes en underleverandør.
Efter Nemhandel skiftede til den nye leveringsservice, E-delivery, 1. november 2023, er det nu også muligt at afsende og modtage EAN-fakturaer via CVR-nummer. Det er dog et krav, at både afsender og modtager er oprettet i NHR (NemHandelsRegisteret).
Formålet med elektroniske fakturaer
Elektroniske fakturaer gør det muligt at automatisere udvekslingen af fakturadata mellem virksomheder og deres regnskabssystemer. Da oplysninger som fakturanummer, dato, beløb, moms og betalingsoplysninger overføres som strukturerede data, kan de behandles automatisk uden manuel indtastning.
Det kan reducere tidsforbruget ved fakturabehandling og risikoen for tastefejl samt gøre det lettere at automatisere bogføringen.
Format for EAN-fakturaer
En almindelig faktura er oftest en PDF-fil eller et andet visningsformat, der er let læseligt for mennesker. EAN-fakturaer består derimod af strukturerede data, som kan behandles automatisk af systemer – oftest formateret som XML (Extensible Markup Language).
EAN-fakturaer sendt via Nemhandel anvender et format kaldet OIOUBL, der er baseret på XML. Det tidligere og nu forældede format var OIOXML.
Integration
EDI-netværk, som Nemhandel, der afsender EAN-fakturaer er designet som system-til-system interfaces og kan derfor integreres i andre systemer som regnskabsprogrammer. Mange regnskabsprogrammer kan både afsende og modtage EAN-fakturaer direkte. Når en EAN-faktura afsendes, modtages den direkte i modtagers regnskabsprogram.