Sådan bruger du bankafstemning i Dynaccount

Med bankafstemning i Dynaccount kan du bogføre direkte fra bankens transaktioner og løbende kontrollere, at regnskabets bankkonto stemmer med banken. Dynaccount matcher desuden kunde- og leverandørbetalinger med fakturaer og afstemmer automatisk posteringer, når du bogfører fra en banktransaktion eller tilknytter en transaktion til et bilag.

Før du går i gang

Hver bankkonto skal være tilknyttet sin egen finanskonto i kontoplanen under Bank > Bankkonti. Har virksomheden flere bankkonti eller konti i forskellige valutaer, skal de oprettes og afstemmes hver for sig.

Gå til Bank > Bankafstemning, og vælg den bankkonto, du vil arbejde med.

Inden du begynder bankafstemningen, bør du kontrollere, at primosaldoen for de importerede banktransaktioner i Dynaccount stemmer med bankkontoens saldo dagen før regnskabsårets begyndelse. Starter dit første regnskabsår eksempelvis den 1. januar, skal primosaldoen stemme med bankkontoens saldo den 31. december. Har du netop skiftet regnskabsprogram, skal bankkontoens primosaldo desuden være bogført korrekt i virksomhedens åbningsbalance.

Importér banktransaktioner

Eksportér bankens transaktioner som en CSV-fil fra din netbank, og importér filen under bankafstemningen. CSV-filen skal minimum indeholde:

• Dato
• Tekst eller beskrivelse
• Beløb
• Akkumuleret saldo

Dynaccount identificerer automatisk kolonnerne og kontrolberegner transaktionerne linje for linje. Det kontrolleres samtidig, at den akkumulerede saldo er sammenhængende med de transaktioner, der tidligere er importeret.

Når du eksporterer en ny CSV-fil fra banken, bør filen indeholde et overlap med de senest importerede transaktioner. Dynaccount genkender tidligere importerede transaktioner, så de ikke oprettes to gange. Overlappet sikrer samtidig, at der ikke opstår et hul med en difference mellem to importer.

Automatisk udligning af fakturaer

Når en kunde betaler en faktura, finder Dynaccount automatisk den banktransaktion, der stemmer med fakturabeløbet. Under Bank > Bankafstemning tryk på Auto udlign fakturaer.

Finder Dynaccount flere betalinger og fakturaer med ens beløb, grupperes forslagene, så hver faktura kan udlignes med den korrekte betaling.

Når en faktura udlignes med en betaling:

• Indbetalingen bogføres på bankkontoen
• Betalingen registreres på kundens debitorkonto
• Fakturaen udlignes
• Banktransaktionen afstemmes

Dynaccount samler 4 arbejdsgange i én handling, så fakturaer og betalinger udlignes med få klik.

Automatisk udligning af FI 71 og PBS betalinger

Udsender du fakturaer med FI 71 indbetalingskort, kan Dynaccount automatisk bogføre, udligne og afstemme alle indbetalinger med ét klik. Under Bank > Bankafstemning tryk på FI/PBS betalinger. Alle fakturaer udlignes og eventuelle differencer kan bogføres samtidig i samme arbejdsgang.

Hvis en kunde har betalt et afrundet beløb, kan indbetalingen afvige fra fakturabeløbet. I stedet for at bogføre hver enkelt difference manuelt kan du vælge at bogføre differencen direkte som et tab eller en gevinst. Fakturaen udlignes, og banktransaktionen afstemmes samtidig.

Hvis du anvender PBS-integrationen, bliver de månedlige indbetalinger fra kunder bogført og udlignet på samme måde.

Bogfør direkte fra en banktransaktion

En banktransaktion, som endnu ikke er bogført eller afstemt, kan bruges som udgangspunkt for bogføringen. Dato, tekst og beløb er allerede registreret, så du kun skal vælge, hvordan transaktionen konteres.

Vælg den eller de banktransaktioner du vil bogføre og tryk på Bogfør transaktioner. Vælg Kontonr. og eventuelt Momskode.

Tryk på Bogfør transaktioner og posteringerne med den tilknyttede banktransaktion lægges i kladden under Bogføring - klar til bogføring.

Bogfør kunde- eller leverandørbetaling

Hvis en kunde indbetaler et samlet beløb for flere fakturaer eller indbetaler et beløb, der ikke stemmer med en faktura, kan den ikke bogføres automatisk med Auto udlign fakturaer. Så skal det bogføres manuelt.

Vælg den eller de transaktioner du vil udligne med fakturaer og tryk på Bogfør transaktioner. I Konto type vælg Debitor finans og på højre side vises en liste af alle åbne fakturaer.

Hvis du allerede ved hvilken kunde der er tale om, kan du også søge efter kunden i Kontonr. Når en kunde er valgt i Kontonr. filtreres fakturalisten yderligere, så det kun er åbne fakturaer for den enkelte kunde, der vises.

Vælg den eller de fakturaer på listen der skal udlignes og tryk Bogfør transaktioner og posteringerne lægges i kladden med den tilknyttede banktransaktion. Banktransaktionen afstemmes automatisk.

Det samme princip gælder for leverandørbetalinger. Vælg Kreditor finans i Konto type. Herefter vises de åbne leverandørfakturaer, som betalingen kan udlignes med.

Udligning af faktura i udenlandsk valuta

Har du oprettet en faktura i udenlandsk valuta, men modtaget betalingen på en bankkonto i DKK, skal betalingen bogføres i samme valuta som fakturaen, før de kan udlignes.

Vælg den eller de transaktioner, der skal udlignes og tryk på Bogfør transaktioner. Vælg fakturaens valuta i Valuta og indtast bankens valutakurs i Sats.

Valutakursen fremgår af banktransaktionen. Brug bankens faktiske kurs frem for dagskursen, da dagskursen kan afvige og efterlade en difference på fakturaen.

Overfør banktransaktioner til kladden

Har du brug for mere fleksibilitet, når en banktransaktion skal bogføres, kan den overføres til kladden, hvor du manuelt tilføjer de posteringer transaktionen skal bogføres og afstemmes med. Vælg den eller de transaktioner du vil overføre og tryk på Overfør transaktioner til kladde. Under Bogføring kan du færdiggøre bilaget med den overførte banktransaktion.

Et eksempel er udbetalinger fra udenlandske kortindløsere som Mastercard eller Visa. Hvis kunden betaler 100 kr., og kortindløseren fratrækker et gebyr på 2 kr., bliver der kun indsat 98 kr. på bankkontoen.

Overfør banktransaktionen på 98 kr. til kladden. Bogfør 100 kr. på kundens debitorkonto og 2 kr. som kortgebyr på en omkostningskonto. Dermed stemmer posteringerne med den oprindelige betaling, mens banktransaktionen på 98 kr. kan afstemmes. De 100 kr. bogføres på debitorkontoen for at faktura kan udlignes korrekt.

Når betalingen er bogført på debitorkontoen, skal betalingen og fakturaen udlignes under Debitor > Udligning.

Analyseværktøj til årsafslutning

Til årsafslutningen skal banken stemme med regnskabet. Hvis bankkontoens saldo, på regnskabsårets sidste dag, ikke stemmer med bankkontoen i regnskabet, kan du under Bank > Bankafstemning trykke på Log/analyse og vælge det regnskabsår du vil analysere. Alle bankafstemninger gennemgås og afstemninger, der er foretaget på tværs af regnskabsår, vises.

For at rette differencen skal du annullere disse afstemninger og ompostere posteringerne, så de bogføres i det korrekte regnskabsår, og til slut afstemme posteringerne og transaktionerne, så bank stemmer.