Automatisk bogføring

Hvad er automatisk bogføring?

Automatisk bogføring betyder, at et digitalt bogføringssystem udfører en eller flere dele af bogføringen, uden at brugeren manuelt skal indtaste og kontere hver enkelt transaktion.

Systemet kan eksempelvis indlæse banktransaktioner, aflæse bilag, matche betalinger med fakturaer, foreslå konti og momskoder samt oprette posteringer. Afhængigt af opsætningen kan posteringerne enten bogføres automatisk eller sendes til brugerens godkendelse.

Leder du efter et regnskabsprogram til din virksomhed?
Se, hvordan Dynaccount regnskabsprogram kan hjælpe med automatisk bogføring og håndtering af bilag.

Automatisk bogføring dækker ikke nødvendigvis over én bestemt funktion. Nogle systemer automatiserer enkelte arbejdsgange, mens andre kan håndtere en stor del af den daglige bogføring ud fra faste regler, tidligere posteringer og data fra virksomhedens bank, bilag og fakturaer.

Hvordan fungerer automatisk bogføring?

Automatisk bogføring begynder normalt med, at regnskabsprogrammet modtager oplysninger om en økonomisk transaktion. Oplysningerne kan blandt andet komme fra:

• Virksomhedens bankkonto
• Elektroniske og indscannede bilag
• Fakturaer og EAN-fakturaer
• Betalingsløsninger og andre integrationer
• Faste eller tilbagevendende posteringer

Systemet analyserer derefter oplysningerne og forsøger at identificere blandt andet beløb, dato, leverandør, kunde, betalingsreference og moms.

På baggrund af faste regler eller tidligere bogførte transaktioner kan systemet foreslå eller vælge den relevante konto i virksomhedens kontoplan. Derefter oprettes posteringen automatisk eller gøres klar til godkendelse.

En automatiseret arbejdsgang kan eksempelvis se sådan ud:

• Et bilag modtages eller uploades.
• Oplysningerne på bilaget aflæses.
• Bilaget matches med en banktransaktion.
• Systemet foreslår konto og momskode.
• Posteringen bogføres automatisk eller godkendes af brugeren.
• Bilaget knyttes til posteringen som dokumentation.

Hvilke dele af bogføringen kan automatiseres?

Hvor meget der kan automatiseres, afhænger af virksomhedens transaktioner og det anvendte bogføringsprogram. Typiske automatiseringer omfatter:

• Aflæsning af bilag - dato, beløb, moms og leverandøroplysninger aflæses fra bilaget.
• Automatisk kontering - systemet foreslår eller vælger den konto, som transaktionen skal bogføres på.
• Import af banktransaktioner - ind- og udbetalinger hentes fra virksomhedens bankkonto.
• Matching af betalinger - banktransaktioner sammenholdes med bilag og åbne fakturaer.
• Bogføring af købsfakturaer - en købsfaktura kan aflæses og konteres automatisk, hvorefter den bogføres eller sendes til brugerens godkendelse.
• Tilbagevendende posteringer - faste betalinger som husleje, abonnementer og forsikringer kan behandles efter faste regler.
• Bankafstemning - bogførte posteringer sammenholdes med bankens transaktioner som en del af virksomhedens bankafstemning.

Ensartede og tilbagevendende transaktioner er normalt lettere at automatisere end usædvanlige eller komplekse transaktioner, der kræver en konkret regnskabsmæssig vurdering.