Automatisk bogføring
Hvad er automatisk bogføring?
Automatisk bogføring betyder, at et digitalt bogføringssystem udfører en eller flere dele af bogføringen, uden at brugeren manuelt skal indtaste og kontere hver enkelt transaktion.
Systemet kan eksempelvis indlæse banktransaktioner, aflæse oplysninger fra bilag ved hjælp af OCR, matche betalinger med fakturaer, foreslå konti og momskoder samt oprette posteringer. Afhængigt af opsætningen kan posteringerne enten bogføres automatisk eller sendes til brugerens godkendelse.
Automatisk bogføring dækker ikke nødvendigvis over én bestemt funktion. Nogle systemer automatiserer enkelte arbejdsgange, mens andre kan håndtere en stor del af den daglige bogføring ud fra faste regler, tidligere posteringer og data fra virksomhedens bank, bilag og fakturaer.
Se hvordan automatisk bogføring fungerer i Dynaccount.
Hvordan fungerer automatisk bogføring?
Automatisk bogføring begynder normalt med, at regnskabsprogrammet modtager oplysninger om en økonomisk transaktion. Oplysningerne kan blandt andet komme fra:
- Virksomhedens bankkonto
- Elektroniske og indscannede bilag
- Fakturaer og EAN-fakturaer
- Betalingsløsninger og andre integrationer
- Faste eller tilbagevendende posteringer
Systemet analyserer derefter oplysningerne og forsøger at identificere blandt andet beløb, dato, leverandør, kunde, betalingsreference og moms.
På baggrund af faste regler eller tidligere bogførte transaktioner kan systemet foreslå eller vælge den relevante konto i virksomhedens kontoplan. Derefter oprettes posteringen automatisk eller gøres klar til godkendelse.
En automatiseret arbejdsgang kan eksempelvis se sådan ud:
- Et bilag modtages eller uploades.
- Oplysningerne på bilaget aflæses.
- Bilaget matches med en banktransaktion.
- Systemet foreslår konto og momskode.
- Posteringen bogføres automatisk eller godkendes af brugeren.
- Bilaget knyttes til posteringen som dokumentation.
Hvilke dele af bogføringen kan automatiseres?
Hvor meget der kan automatiseres, afhænger af virksomhedens transaktioner og det anvendte bogføringsprogram. Typiske automatiseringer omfatter:
- Aflæsning af bilag - dato, beløb, moms og leverandøroplysninger aflæses fra bilaget.
- Automatisk kontering - systemet foreslår eller vælger den konto, som transaktionen skal bogføres på.
- Import af banktransaktioner - ind- og udbetalinger hentes fra virksomhedens bankkonto.
- Matching af betalinger - banktransaktioner sammenholdes med bilag og åbne fakturaer.
- Bogføring af købsfakturaer - en købsfaktura kan aflæses og konteres automatisk, hvorefter den bogføres eller sendes til brugerens godkendelse.
- Tilbagevendende posteringer - faste betalinger som husleje, abonnementer og forsikringer kan behandles efter faste regler.
- Bankafstemning - bogførte posteringer sammenholdes med bankens transaktioner som en del af virksomhedens bankafstemning.
Ensartede og tilbagevendende transaktioner er normalt lettere at automatisere end usædvanlige eller komplekse transaktioner, der kræver en konkret regnskabsmæssig vurdering.
Hvad er forskellen på digital og automatisk bogføring?
Digital bogføring betyder, at virksomhedens registreringer og bilag håndteres og opbevares digitalt i et bogføringssystem.
Automatisk bogføring handler derimod om, hvordan selve bogføringsarbejdet udføres. Ved automatisk bogføring overtager systemet nogle af de opgaver, som ellers skulle udføres manuelt.
Bogføringen kan derfor godt være digital uden at være automatisk. Hvis brugeren selv indtaster alle oplysninger og vælger konto og momskode for hver postering, er bogføringen digital, men ikke nødvendigvis automatiseret.
Hvilke fordele er der ved automatisk bogføring?
Automatisk bogføring kan reducere den tid, der bruges på manuel indtastning og behandling af bilag. Det kan samtidig mindske risikoen for tastefejl og gøre det lettere at holde regnskabet løbende opdateret.
De væsentligste fordele kan være:
- Mindre manuel indtastning
- Hurtigere behandling af bilag og transaktioner
- Mere ensartet kontering
- Færre taste- og overførselsfejl
- Hurtigere matching af betalinger og fakturaer
- Et mere opdateret økonomisk overblik
- Bedre mulighed for løbende kontrol og afstemning
Automatisering kan især være en fordel for virksomheder med mange ensartede eller tilbagevendende transaktioner.
Kan hele bogføringen automatiseres?
En stor del af den løbende bogføring kan automatiseres, især når virksomheden har mange ensartede transaktioner. Der vil dog normalt stadig være behov for kontrol og behandling af undtagelser.
Uklare bilag, nye transaktionstyper, rettelser, periodiseringer og andre usædvanlige forhold kan kræve en manuel vurdering. Automatisk bogføring bør derfor betragtes som en måde at reducere det manuelle arbejde på - ikke som en erstatning for virksomhedens kontrol med regnskabet.