Digital bogføring

Hvad er digital bogføring?

Digital bogføring betyder, at en virksomheds økonomiske transaktioner registreres i et digitalt bogføringssystem, hvor registreringerne og de bilag, der er omfattet af digital opbevaringspligt, opbevares digitalt. Systemet skal blandt andet sikre sammenhæng mellem posteringer og dokumentation samt beskytte regnskabsmaterialet gennem it-sikkerhed og automatisk sikkerhedskopiering.

De grundlæggende principper for bogføring er de samme, uanset om bogføringen sker digitalt eller manuelt. Indtægter, omkostninger, aktiver og passiver skal fortsat registreres korrekt og kunne dokumenteres. Forskellen er, at registrering og opbevaring sker i et digitalt system frem for eksempelvis i en fysisk bog eller ved opbevaring af bilag i mapper.

Hvilke krav gælder for digital bogføring?

Efter bogføringslovens § 15 skal et digitalt bogføringssystem blandt andet:

• Understøtte løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering
• Opbevare registreringer og omfattede bilag betryggende i fem år
• Opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder bruger- og adgangsstyring
• Foretage automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag
• Understøtte automatisering af administrative processer, herunder afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer (e-faktura).

Kravet om fem års opbevaring følger også af bogføringslovens § 12. Opbevaringsperioden regnes fra udgangen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.

Digital bogføring betyder ikke, at samtlige bilag nødvendigvis skal opbevares i bogføringssystemet. Virksomheder, der er omfattet af reglerne, skal digitalt opbevare bestemte købs- og salgsfakturaer mellem virksomheder. Det gælder fakturaer, som indeholder de oplysninger, der udløser digital opbevaringspligt. Andre bilag skal fortsat opbevares betryggende efter bogføringslovens almindelige regler.

Hvem skal bogføre digitalt?

Efter bogføringslovens § 16 gælder kravet om digital bogføring for virksomheder, der har pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, samt for andre bogføringspligtige virksomheder, der har haft en nettoomsætning på mere end 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår.

Selskaber og andre virksomheder med pligt til at indsende årsrapport er allerede omfattet. For personligt ejede virksomheder, eksempelvis enkeltmandsvirksomheder, gælder kravet fra indkomstår, der begynder den 1. januar 2026 eller senere, hvis nettoomsætningen har været over 300.000 kr. i hvert af de to foregående indkomstår.

Virksomheden kan enten anvende et registreret digitalt bogføringssystem, benytte et ikke-registreret system, der opfylder kravene, eller lade en ekstern bogføringsvirksomhed udføre bogføringen i sit system.

Hvad er forskellen på et registreret og et ikke-registreret bogføringssystem?

Et registreret digitalt bogføringssystem er kontrolleret og registreret af Erhvervsstyrelsen. Når virksomheden anvender et registreret system, er det systemudbyderens ansvar, at selve systemet opfylder kravene i bogføringsloven. Virksomheden har dog fortsat ansvaret for, at dens transaktioner og bilag bliver registreret korrekt.

Hvis virksomheden anvender et ikke-registreret eller specialudviklet bogføringssystem, er det virksomheden selv, der skal sikre og kunne dokumentere, at systemet opfylder lovens krav til blandt andet registrering, opbevaring, it-sikkerhed, sikkerhedskopiering og automatisering.

Erhvervsstyrelsen offentliggør en fortegnelse over registrerede bogføringssystemer.