Årsafslutning - hvad skal du huske?

Når et regnskabsår er slut, skal bogføringen gennemgås og afstemmes, inden materialet sendes videre til bogholderen eller revisoren. Jo bedre regnskabet er afstemt og dokumenteret, desto mindre tid skal revisor bruge på at undersøge differencer og rette fejl - så du i sidste ende sparer penge på revisoren.

Denne tjekliste hjælper dig med at gøre bogføringen klar til årsafslutningen.

Banken skal stemme

En af de vigtigste kontroller ved årsafslutningen er, at saldoen på virksomhedens bankkonti stemmer med bogføringen. Alle virksomhedens bankkonti skal afstemmes på regnskabsårets sidste dag. Hvis regnskabsåret slutter den 31. december, skal saldoen på hver bankkonto i regnskabet kunne afstemmes med bankens saldo den 31. december.

Er der en difference, skal du undersøge, om der eksempelvis mangler banktransaktioner, er bogført dobbelt eller er anvendt en forkert dato eller konto.

Hvis du bruger bankafstemning i Dynaccount, kan du åbne den enkelte bankkonto og kontrollere, om alle transaktioner og posteringer er afstemt. Poster, der fortsat står uafstemte, skal gennemgås.

Under Bank > Bankafstemning finder du desuden et analyseværktøj, som gennemgår bankkontoen på få sekunder. Værktøjet kan blandt andet finde posteringer, der er afstemt med banktransaktioner fra et andet regnskabsår, og som derfor kan være årsag til en difference på statusdagen.

Alle bilag skal være bogført

Kontrollér, at alle årets købsfakturaer, kvitteringer, kreditnotaer, bankomkostninger og øvrige bilag er bogført.

Gennemgå eventuelle bilag, der endnu ikke er behandlet, samt betalinger på bankkontoen, hvor der mangler dokumentation. Hver postering skal kunne dokumenteres med et bilag eller et andet relevant grundlag.

Erhvervsstyrelsen kalder forbindelsen mellem en registrering og dens dokumentation for kontrolsporet. Kontrolsporet skal gøre det muligt at verificere grundlaget for registreringen og følge regnskabets poster ned til de enkelte bilag. Læs Erhvervsstyrelsens forklaring af kontrolsporet.

Kunder og tilgodehavender skal gennemgås

Kontrollér, at alle varer og ydelser, som er leveret i regnskabsåret, er faktureret eller på anden måde medtaget i regnskabet.

Gennemgå samtidig åbne debitorer og kontrollér, om:

• Indbetalinger mangler at blive udlignet
• Fakturaer er betalt uden at være bogført
• Der skal oprettes kreditnotaer
• Gamle tilgodehavender muligvis ikke kan inddrives
• Forudbetalinger fra kunder er bogført korrekt

En betaling efter regnskabsårets afslutning kan være nyttig dokumentation for, at en åben faktura var korrekt på statusdagen.

Leverandører og ubetalte regninger skal gennemgås

Kontrollér, at alle leverandørfakturaer, som vedrører regnskabsåret, er bogført - også selvom de først betales i det nye år.

Gennemgå åbne kreditorer og kontrollér, om fakturaerne reelt er ubetalte, eller om betalinger blot mangler at blive udlignet eller bogført.

Vær også opmærksom på fakturaer, som modtages efter årsskiftet, men vedrører varer eller ydelser leveret inden regnskabsårets afslutning.

Periodisering af indtægter og omkostninger

Indtægter og omkostninger skal som udgangspunkt medtages i det regnskabsår, de vedrører - uanset hvornår de faktureres eller betales. Dette kaldes periodisering.

Det kan eksempelvis være:

• Forsikringer eller abonnementer, der er betalt forud
• Husleje, renter eller andre omkostninger, som vedrører året, men endnu ikke er faktureret
• Arbejde udført for kunder, som først faktureres efter årsskiftet
• Betalinger modtaget på forhånd for varer eller ydelser, der først leveres i det kommende år

Ved periodisering flyttes den relevante del af indtægten eller omkostningen til det korrekte regnskabsår, så årets resultat bliver retvisende. Er du i tvivl om, hvordan et beløb skal periodiseres, bør du aftale behandlingen med din bogholder eller revisor.

Lageret skal optælles og afstemmes

Har virksomheden et lager, skal beholdningen opgøres på regnskabsårets sidste dag.

Sammenhold den faktiske lagerbeholdning med beholdningen i lagersystemet, og undersøg eventuelle differencer. Beskadigede, ukurante eller usælgelige varer skal identificeres, da de kan have betydning for lagerværdien.

Eventuelle lagerreguleringer oprettes under Lager > Lagerregulering. Under Lagerstatus kan du downloade lagerbeholdningen som en CSV-fil, indtaste de optalte antal og derefter uploade den færdige fil til Dynaccount.

Gem lageroptællingen og dokumentationen for eventuelle reguleringer. Erhvervsstyrelsen nævner specifikt lageroptællinger som regnskabsmateriale, når de danner grundlag for bogførte lagerreguleringer.

Anlægsaktiver skal gennemgås

Gennemgå virksomhedens inventar, maskiner, biler og øvrige anlægsaktiver.

Kontrollér, om:

• Årets anskaffelser er registreret korrekt
• Solgte eller kasserede aktiver er fjernet
• Afskrivninger er bogført
• Fakturaer og øvrig dokumentation er tilgængelige

Den endelige regnskabs- og skattemæssige behandling kan med fordel aftales med bogholderen eller revisoren.

Momsen skal afstemmes

Kontrollér, at de korrekte momskoder er anvendt på årets posteringer. Det bliver normalt kontrolleret ved hver momsafregning, men det er en god idé at gennemgå momsen igen som en del af årsafslutningen.

Under Rapport > Kontokort kan du gennemgå relevante driftskonti og kontrollere momskoden på de enkelte posteringer.

Kontrollér også, at:

• Alle momsperioder er bogført
• Momskontiene er nulstillet korrekt efter hver momsperiode
• Saldoen på momsafregningskontoen stemmer med det skyldige eller tilgodehavende beløb
• Betalinger til og fra Skattestyrelsen er bogført og udlignet
• Eventuelle efterangivelser er medtaget